| Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej realizacji projektu: Dziedzictwo kulturowe na wsi - wiedza, dobre praktyki, wyzwania, zwanego dalej Projektem. Celami projektu są: 1) przekazanie wiedzy na temat dziedzictwa kulturowego pozwalającej na identyfikację jego zasobów w każdej wsi przez szerokie grupy odbiorców, szczególnie przez organizacje pozarządowe działające na wsi, 2) zaprezentowanie szerokiej grupie odbiorców metod realizacji projektów z zakresu dziedzictwa kulturowego, ukazanie ich specyfiki i różnorodności oraz problemów pojawiających się w trakcie ich realizacji, 3) zintegrowanie ze sobą przedstawicieli organizacji pozarządowych zainteresowanych realizacją projektów, oraz osób i instytucji, które w danym regionie zajmują się tematyką dziedzictwa kulturowego i mogą służyć wsparciem w realizacji projektów (m.in. konserwatorzy zabytków, osoby zajmujące się produktem regionalnym, etnografowie, architekci i specjaliści od krajobrazu, pracownicy muzeów, pracownicy parków narodowych i krajobrazowych, pracownicy uczelni wyższych, pasjonaci lokalnej historii, przedstawiciele lokalnych grup działania, pracownicy oddziałów Narodowego Instytutu Dziedzictwa), 4) wymiana doświadczeń oraz przekazanie dobrych praktyk odbiorcom projektu, 5) promocja całościowego sposobu myślenia o dziedzictwie kulturowym, obejmującego zarówno aspekty materialne (krajobraz, architekturę, przedmioty codziennego użytku, przedmioty kultu religijnego, przedmioty ozdobne, a także tradycyjne produkty regionalne), jak i niematerialne (techniki i umiejętności, język, taniec, tradycje życia rodzinnego, sąsiedzkiego, wspólnotowego, podania, opowiadania, legendy przesądy), 6) zachęcenie mieszkańców wsi do realizacji projektów na rzecz ochrony dziedzictwa kulturowego. Wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia zgodnie z ww. celami projektu. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją Projektu. W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację Projektu; b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych; Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji Projektu. Podstawowe zadania Biura: 1. Kompleksowa organizacja i realizacja pięciu dwudniowych konferencji regionalnych. W czasie każdej z konferencji nacisk zostanie położony zarówno na uniwersalne zagadnienia związane z ochroną i spożytkowaniem dziedzictwa kulturowego jak i przede wszystkim na lokalną specyfikę dziedzictwa kulturowego regionu oraz na jego znaczenie w rozwoju lokalnym. Celem konferencji jest m.in. wymiana doświadczeń pomiędzy samorządami, organizacjami samorządowymi, lokalnymi grupami działania i osobami oraz instytucjami danego regionu zajmującymi się problematyką dziedzictwa kulturowego. Zaangażowanie partnerów z różnych sektorów sprzyja lepszej realizacji projektów dzięki wykorzystaniu wiedzy i umiejętności wielu partnerów. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) realizację każdej z pięciu dwudniowych konferencji regionalnych, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - konferencje regionalne każdorazowo zostaną zrealizowane zgodnie z programem konferencji, stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ, - konferencje regionalne zostaną zrealizowane na terenie następujących województw: I. dolnośląskiego lub opolskiego lub śląskiego (dla uczestników z województw: dolnośląskiego, opolskiego i śląskiego), II. podkarpackiego lub małopolskiego (dla uczestników z województw: podkarpackiego i małopolskiego), III. zachodniopomorskiego lub pomorskiego lub kujawsko-pomorskiego (dla uczestników z województw: zachodniopomorskiego, pomorskiego i kujawsko-pomorskiego), IV. lubelskiego lub podlaskiego lub mazowieckiego (dla uczestników z województw: lubelskiego, podlaskiego oraz wschodniej części województwa mazowieckiego), V. łódzkiego lub świętokrzyskiego lub mazowieckiego (dla uczestników z województw: łódzkiego, świętokrzyskiego oraz zachodniej części województwa mazowieckiego), - wykładowcy muszą posiadać dorobek naukowy w dziedzinie dziedzictwa kulturowego wsi (np. architektura, krajobraz, etnografia) lub posiadać co najmniej pięcioletnie doświadczenie w pracy zawodowej na rzecz dziedzictwa kulturowego. Wykonawca każdorazowo najpóźniej w terminie 14 dni przed pierwszym dniem każdej z konferencji przekaże Zamawiającemu listę wykładowców wraz z załączonymi CV wykładowców. Wykonawca zrealizuje wszystkie konferencje w terminie do dnia 30 sierpnia 2013 r. b) nabór uczestników każdej z pięciu dwudniowych konferencji regionalnych - do udziału w każdej z konferencji zostaną zaproszeni: - przedstawiciele instytucji działających na rzecz dziedzictwa kulturowego (zarówno państwowych, samorządowych, jak i prywatnych), - przedstawiciele władz samorządowych, - konserwatorzy zabytków, - osoby zajmujące się produktem regionalnym, - etnografowie, - architekci i specjaliści od krajobrazu, - pracownicy muzeów, parków narodowych i krajobrazowych, wyższych uczelni, - pasjonaci lokalnej historii, - przedstawiciele lokalnych grup działania, - pracownicy oddziałów Narodowego Instytutu Dziedzictwa. Jeden uczestnik bądź reprezentant jednej instytucji może wziąć udział w jednej konferencji regionalnej. W każdej z pięciu konferencji weźmie udział 100 osób. Wykonawca każdorazowo najpóźniej w terminie 14 dni przed pierwszym dniem każdej z konferencji przekaże Zamawiającemu imienną listę uczestników tej konferencji, wraz ze wskazaniem podstawy zaproszenia uczestnika do udziału w konferencji. c) sale konferencyjne, niezbędne do realizacji każdej z pięciu dwudniowych konferencji regionalnych, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - ilość: jedna sala konferencyjna, podczas pierwszego i drugiego dnia każdej z pięciu dwudniowych konferencji regionalnych, o których mowa w pkt. III.a) tiret 2 pkt. I.-V. SIWZ, oraz dodatkowo dwie sale konferencyjne podczas drugiego dnia każdej z pięciu dwudniowych konferencji, o których mowa w pkt. III.a) tiret 2 pkt. I.-V. SIWZ- termin: każdorazowo termin każdej z pięciu konferencji regionalnych, o których mowa w pkt. III..1.a) tiret 2 pkt. I.-V. SIWZ, - miejsce: każdorazowo w miejscach konferencji, o których mowa w punktach III.1.a) tiret 2 pkt. I.-V. SIWZ, - minimalne wyposażenie: jedna sala konferencyjna wyposażona w co najmniej 100 miejsc siedzących (w przypadku większej ilości uczestników, sala musi być wyposażona w ilość miejsc siedzących odpowiadającą liczbie uczestników konferencji), nagłośnienie, pięć mikrofonów bezprzewodowych, rzutnik multimedialny oraz komputer (sala zostanie zapewniona każdorazowo pierwszego i drugiego dnia konferencji regionalnych) oraz dwie sale konferencyjne przeznaczone na przeprowadzenie warsztatów, o których mowa w Załączniku nr 6 do SIWZ (sale zostaną zapewnione każdorazowo drugiego dnia konferencji regionalnych), wyposażone we flipcharty. Na każdej z konferencji Wykonawca umieści w widocznym miejscu banner zawierający logotypy i slogany określone w Załączniku nr 7 do SIWZ. Wykonawca wykona niniejsze zadanie w terminie do dnia 30 sierpnia 2013 roku. 2. Kompleksowa organizacja i realizacja jednodniowej ogólnopolskiej konferencji podsumowującej projekt. Celem konferencji jest zaprezentowanie i omówienie najważniejszych wniosków wypracowanych podczas konferencji regionalnych. Konferencja będzie poświęcona ogólnym problemom związanym z realizacją projektów na wsi, poświęconych ochronie i spożytkowaniu dziedzictwa kulturowego. W ramach tego zadania wykonawca zapewni: a) realizację konferencji, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - konferencja zostanie zrealizowana zgodnie z programem konferencji, stanowiącym Załącznik nr 8 do SIWZ, - konferencja zostanie zrealizowana na terenie miasta Warszawy, - wykładowcy muszą posiadać dorobek naukowy w dziedzinie dziedzictwa kulturowego wsi (np. architektura, krajobraz, etnografia) lub posiadać co najmniej pięcioletnie doświadczenie w pracy zawodowej na rzecz dziedzictwa kulturowego. Wykonawca najpóźniej w terminie 14 dni przed dniem realizacji konferencji przekaże Zamawiającemu listę wykładowców wraz z załączonymi CV wykładowców. Wykonawca zrealizuje konferencję po zrealizowaniu wszystkich konferencji regionalnych, o których mowa w pkt. III.1 SIWZ, jednak nie później niż w terminie do dnia 30 września 2013 r. b) nabór uczestników konferencji - do udziału w konferencji zaproszeni zostaną: - przedstawiciele instytucji działających na rzecz dziedzictwa kulturowego (zarówno państwowych, samorządowych, jak i prywatnych), - przedstawiciele władz samorządowych, - konserwatorzy zabytków, - osoby zajmujące się produktem regionalnym, - etnografowie, - architekci i specjaliści od krajobrazu, - pracownicy muzeów, parków narodowych i krajobrazowych, wyższych uczelni, - pasjonaci lokalnej historii, - przedstawiciele lokalnych grup działania, - pracownicy oddziałów Narodowego Instytutu Dziedzictwa. W konferencji ogólnopolskiej mogą wziąć udział również uczestnicy konferencji regionalnych. W konferencji weźmie udział 60 osób. Wykonawca najpóźniej w terminie 14 dni przed dniem realizacji konferencji przekaże Zamawiającemu imienną listę uczestników tej konferencji, wraz ze wskazaniem podstawy zaproszenia uczestnika do udziału w konferencji. c) jedną salę konferencyjną, niezbędną do realizacji konferencji, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: termin realizacji konferencji, - miejsce: miejsce realizacji konferencji, - minimalne wyposażenie: co najmniej 60 miejsc siedzących (w przypadku większej ilości uczestników, sala musi być wyposażona w ilość miejsc siedzących odpowiadającą liczbie uczestników konferencji), nagłośnienie, pięć mikrofonów bezprzewodowych, rzutnik multimedialny, komputer oraz flipcharty. Na konferencji Wykonawca umieści w widocznym miejscu banner zawierający logotypy i slogany określone w Załączniku nr 7 do SIWZ. Wykonawca wykona niniejsze zadanie po zrealizowaniu wszystkich konferencji regionalnych, o których mowa w pkt. III.1 SIWZ, jednak nie później niż w terminie do dnia 30 września 2013 roku. 3. Obsługa cateringowa konferencji, o których mowa w pkt. III.1 i III.2 SIWZ. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) obsługę cateringową każdej z konferencji regionalnych, o których mowa w pkt. III.1 SIWZ - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - ilość osób: każdorazowo liczba odpowiadająca liczbie uczestników każdej z konferencji regionalnych, - termin: każdorazowo termin realizacji każdej z konferencji regionalnych, - miejsce: każdorazowo miejsce realizacji każdej z konferencji regionalnych, - zakres usługi - podczas każdej z konferencji regionalnych Wykonawca zapewni: obiad pierwszego oraz drugiego dnia konferencji, składający się z dwóch dań gorących, deseru oraz napojów, trzy przerwy kawowe pierwszego oraz drugiego dnia konferencji, podczas których podana zostanie kawa, herbata, woda, napoje, ciasteczka, kolację pierwszego dnia konferencji. b) obsługę cateringową konferencji ogólnopolskiej, o której mowa w pkt. III.2 SIWZ - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - ilość osób: liczba odpowiadająca liczbie uczestników konferencji ogólnopolskiej, - termin: termin realizacji konferencji ogólnopolskiej, - miejsce: miejsce realizacji konferencji ogólnopolskiej, - zakres usługi - podczas każdej z konferencji regionalnych Wykonawca zapewni: obiad składający się z dwóch dań gorących, deseru oraz napojów, jedna przerwa kawowa, podczas której podana zostanie kawa, herbata, woda, napoje, ciasteczka, 4. Noclegi ze śniadaniem dla uczestników konferencji regionalnych, o których mowa w pkt. III.1 SIWZ. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni noclegi wraz ze śniadaniem dla wszystkich uczestników każdej z konferencji regionalnych, o których mowa w pkt. III.1 SIWZ - każdorazowo zgodnie z poniższymi wymaganiami: - ilość osób: każdorazowo liczba odpowiadająca liczbie uczestników każdej z konferencji regionalnych, - termin: każdorazowo termin realizacji każdej z konferencji regionalnych, - miejsce: każdorazowo miejsce realizacji każdej z konferencji regionalnych. Nocleg zostanie zapewniony w pokojach jedno- i/lub dwuosobowych, w hotelu o standardzie co najmniej dwugwiazdkowym lub innym obiekcie o równorzędnym standardzie. 5. Projekt, wykonanie oraz dystrybucja materiałów konferencyjnych. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) notesy - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - ilość: liczba odpowiadająca liczbie uczestników konferencji, o których mowa w pkt. III.1 i III.2 SIWZ, - format: A5 lub większy, - liczba stron: co najmniej 64, b) długopisy - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - ilość: liczba odpowiadająca liczbie uczestników konferencji, o których mowa w pkt. III.1 i III.2 SIWZ, c) torby na ramię - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - ilość: liczba odpowiadająca liczbie uczestników konferencji, o których mowa w pkt. III.1 i III.2 SIWZ, - torby muszą być wykonane z materiału, d) programy konferencji, o których mowa w pkt. III.1 i III.2 SIWZ - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - ilość: liczba odpowiadająca liczbie uczestników konferencji, o których mowa w pkt. III.1 i III.2 SIWZ, Materiały promocyjne, o których mowa w niniejszym punkcie, zostaną przekazane wszystkim uczestnikom konferencji, o których mowa w pkt. III.1 oraz III.2 SIWZ, podczas i w związku z tymi konferencjami. Wszelkie materiały promocyjne, o których mowa w niniejszym punkcie muszą zawierać stałą wizualizację logotypów określonych w Załączniku nr 7 do SIWZ. Wykonawca przekaże Zamawiającemu po jednym egzemplarzu każdego z materiałów promocyjnych najpóźniej 14 dni przed terminem realizacji pierwszej z konferencji, o których mowa w pkt. III.1 SIWZ. 6. Wykonawca wykona niniejsze zamówienie w porozumieniu z partnerami projektu. Partnerami projektu są: a) Fundacja Wspomagania Wsi, b) Towarzystwo Przyjaciół Ziemi Dubieckiej, c) A JEDNAK Fundacja na rzecz zagospodarowania zrujnowanych zabytków i wspomagania przedsiębiorczości, d) Mazowieckie Stowarzyszenie Gmin na Rzecz Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 9 do SIWZ |
