Usługa wdrożenia Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) wspierającego obsługę obiegu dokumentów oraz ich archiwizację w Polskiej Agencji Kosmicznej

Publication date	2018-10-23
End date	2018-10-31 00:00:00
Instytucja	Polska Agencja Kosmiczna
Miejscowość	Gdańsk
Województwo	pomorskie
Branża	Usługi wdrażania oprogramowania
Szczegóły
Numer ogłoszenia	639846-N-2018
Document type	ZP-400
Cpv code	722630006
Adres strony internetowej siwz	https://polsa.gov.pl/
BZP	Zobacz

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest: 1) zakup i wdrożenie oprogramowania obiegu i zarządzania dokumentami, zwanego dalej Systemem lub SEOD – wdrożenie ma przewidywać 12 dni roboczych na rozwój Systemu po odbiorze, 2) zakup sprzętu niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania Systemu, 3) przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń personelu zamawiającego (max 20 osób – szkolenie odbędzie się w Warszawie), 4) opracowanie i dostawa dokumentacji użytkownika (m.in. instrukcja stanowiskowa, instrukcja lokalnego administratora), 5) dostarczenie, instalacja i konfiguracja, parametryzacja oraz wdrożenie Systemu zgodnie z złącznikiem nr 2 do SIWZ, 6) dostawa 100 licencji dla nazwanych użytkowników, 7) dostawa, instalacja i konfiguracja standardowego oprogramowania systemowego wymaganego do prawidłowej instalacji, uruchomienia i użytkowania Sytemu, 8) gwarancja 12 miesięcy na zasadach określonych w umowie 9) świadczenie usługi utrzymania Systemu zgodnie z zapisami umowy, 10) świadczenie usługi rozwoju Systemu zgodnie z zapisami umowy - 8 dni roboczych. Zakres rzeczowy przedmiotu umowy składa się z zamówienia podstawowego oraz z zamówienia objętego prawem opcji. Prawo opcji obejmuje świadczenie przez Wykonawcę usługi wsparcia i rozwoju Systemu po zakończeniu usługi będącej przedmiotem Umowy, przez okres kolejnych 12 lub 24 miesięcy zgodnie z wymaganiami zapisanymi w Załączniku nr 9 do SIWZ.

Dodatkowe informacje

GuidZP400	ae31ac7e-09f1-4cd0-9363-dd57be4fffba
Biuletyn	639846-N-2018
Zamawiajacy nazwa	Polska Agencja Kosmiczna
Regon	360992221
Zamawiajacy adres ulica	Trzy Lipy
Zamawiajacy adres numer domu	3
Zamawiajacy miejscowosc	Gdańsk
Zamawiajacy kod pocztowy	80-172
Zamawiajacy panstwo	Polska
Zamawiajacy wojewodztwo	pomorskie
Zamawiajacy telefon	+48 22 182 25 24
Zamawiajacy fax	-
Zamawiajacy email	zamowienia@polsa.gov.pl
Adres strony url	https://polsa.gov.pl/
Zamieszczanie obowiazkowe	1
Ogloszenie dotyczy	1
Czy finansowane z unii	2
Czy ubiegac zaklady pracy	2
Minimalny procent zatrudnienia	0%
Czy dostep dokumentow zamowienia	1
Dostep dokumentow zamowienia	https://pak.bip.gov.pl/
Czy zamieszczona bedzie specyfikacja	1
Zamieszczona bedzie specyfikacja	https://pak.bip.gov.pl/
Czy wymagane przeslanie ofert	1
Wymagane przeslanie ofert inny	oferty należy składać w formie pisemnej
Dopuszczone wymagane przeslanie ofert adres	Polska Agencja Kosmiczna Oddział Terenowy w Wraszawie, ul. Powsińska 69/71, 02-903 Warszawa, pok. 101, I piętro (kancelaria)
Nazwa nadana zamowieniu	Usługa wdrożenia Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) wspierającego obsługę obiegu dokumentów oraz ich archiwizację w Polskiej Agencji Kosmicznej
Numer referencyjny	BO/5/2018
Czy dialog techniczny	1
Rodzaj zamowienia	2
Okreslenie przedmiotu	Przedmiotem zamówienia jest: 1) zakup i wdrożenie oprogramowania obiegu i zarządzania dokumentami, zwanego dalej Systemem lub SEOD – wdrożenie ma przewidywać 12 dni roboczych na rozwój Systemu po odbiorze, 2) zakup sprzętu niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania Systemu, 3) przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń personelu zamawiającego (max 20 osób – szkolenie odbędzie się w Warszawie), 4) opracowanie i dostawa dokumentacji użytkownika (m.in. instrukcja stanowiskowa, instrukcja lokalnego administratora), 5) dostarczenie, instalacja i konfiguracja, parametryzacja oraz wdrożenie Systemu zgodnie z złącznikiem nr 2 do SIWZ, 6) dostawa 100 licencji dla nazwanych użytkowników, 7) dostawa, instalacja i konfiguracja standardowego oprogramowania systemowego wymaganego do prawidłowej instalacji, uruchomienia i użytkowania Sytemu, 8) gwarancja 12 miesięcy na zasadach określonych w umowie 9) świadczenie usługi utrzymania Systemu zgodnie z zapisami umowy, 10) świadczenie usługi rozwoju Systemu zgodnie z zapisami umowy - 8 dni roboczych. Zakres rzeczowy przedmiotu umowy składa się z zamówienia podstawowego oraz z zamówienia objętego prawem opcji. Prawo opcji obejmuje świadczenie przez Wykonawcę usługi wsparcia i rozwoju Systemu po zakończeniu usługi będącej przedmiotem Umowy, przez okres kolejnych 12 lub 24 miesięcy zgodnie z wymaganiami zapisanymi w Załączniku nr 9 do SIWZ.
Cpv glowny przedmiot	72263000-6
Szacunkowa wartosc zamowienia calosc	0,00
Data zakonczenia	2019-03-31T00:00:00+01:00
Informacje na temat katalogow	Wykonawca będzie zobowiązany do zrealizowania zamówienia w terminach: 1) I etap: do 15 grudnia 2018 r. UWAGA Zamawiający dopuszcza skrócenie terminu wdrożenia I etapu. 2) II etap: do 31 marca 2019 r. UWAGA Zamawiający dopuszcza skrócenie terminu wdrożenia II etapu maksymalnie do 28 lutego 2019 r. – jest to podyktowane przygotowywaniem planu finansowego Polskiej Agencji Kosmicznej na 2019 rok. 3) III etap: 12 miesięcy licząc od dnia zakończenia II etapu
Okreslenie warunkow	Zamawiający nie określa warunku udziału w postępowaniu w przedmiotowym zakresie.
Sytuacja finansowa okreslenie warunkow	Zamawiający nie określa warunku udziału w postępowaniu w przedmiotowym zakresie.
Zdolnosc techniczna okreslenie warunkow	1) w zakresie doświadczenia Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał usługę wdrożenia systemu odpowiedzialnego za elektroniczny obieg dokumentów w co najmniej jednej jednostce rozproszonej geograficznie (tj. posiadającej minimum dwie różne lokalizacje w odległości co najmniej 1 km od centrali danej jednostki rozproszonej). 2) w zakresie potencjału osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże dysponowanie osobą zdolną do wykonania przedmiotu zamówienia spełniającymi następujące wymagania: Kierownik projektu: Posiada co najmniej 3 lata w pełnieniu funkcji kierownika projektu lub funkcji równoważnej. Zamawiający uzna funkcję za równoważną z chwilą, kiedy ta osoba na danym projekcie była odpowiedzialna za planowanie, realizację i zamykanie projektu (przedsięwzięcia), tj. była odpowiedzialna za efekt końcowy realizowanego projektu i uczestniczyła we wszystkich etapach projektu. Zamawiający za projekt (przedsięwzięcie) uważa serie działalności nakierowanych na realizację jasno wyszczególnionych celów w określonym okresie i z określonym budżetem. Posiada doświadczenie polegające na uczestniczeniu przy realizacji co najmniej jednego projektu związanego z wdrażaniem systemu odpowiedzialnego za elektroniczny obieg dokumentów w jednostce rozproszonej geograficznie (tj. posiadającej minimum dwie różne lokalizacje w odległości co najmniej 1 km od centrali danej jednostki rozproszonej), tzn. pełniła funkcję kierownika projektu lub funkcję równoważną przez cały okres trwania danego projektu. Posiada certyfikat w zakresie metodyki zarzadzania projektami np. PRINCE2, PMI/PMBOK lub równoważny.
Czy zdolnosc techniczna wymaga wykonawcow	1
Czy zamawiajacy przewiduje wykluczenie	1
Art 24 ust 5 pkt 1	1
Czy oswiadczenie niepodleganiu wykluczenia	1
Wykaz dokumentow zaswiadczen	1) Odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie przepisu art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp; 2) Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w przepisie art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy Pzp wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 3) Oświadczenia wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji – dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie przepisu art. 24 ust. 1 pkt 15 ustawy Pzp – załącznik nr 8 do SIWZ; 4) Oświadczenia wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie przepisu art. 24 ust. 1 pkt 21 ustawy Pzp – załącznik nr 8 do SIWZ. Oświadczenia, o których mowa w pkt 4 i 5, dotyczące wykonawcy i podmiotów udostępniających zasoby składa się w oryginale.
Zakresie warunkow udzialu	1) Wykazu wykonanych usług w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane zgodnie z załącznikiem nr 6 do SIWZ, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. 2) Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego wraz z informacjami na temat kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, a także zakresu wykonywanych przez niego czynności oraz informacją o podstawie dysponowania tą osobą (według załącznika nr 7 do SIWZ).
Inne dokumenty niewymienione	1. Oferta złożona w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia musi zawierać następujące dokumenty: 1) wypełniony Formularz ofertowy – załącznik nr 1 do SIWZ, 2) oświadczenie, o którym mowa w ust. 1 – załącznik nr 3 do SIWZ, 3) pełnomocnictwo/a w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie lub inne dokumenty z których wynika prawo do podpisania oferty oraz do podpisania innych dokumentów składanych wraz z ofertą, 4) pełnomocnictwa w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie do reprezentowania wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo, 5) wypełniony Wykaz cenowy – załącznik nr 4 do SIWZ, 6) oświadczenie potwierdzające, że oferowany system realizuje funkcjonalności, o którym mowa w załączniku nr 2 do SIWZ – załącznik nr 10 do SIWZ. 2. W terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w przepisie art. 86 ust. 5 ustawy Pzp, wykonawca przekaże Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w przepisie art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy Pzp (według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SIWZ). Wraz ze złożeniem oświadczenia wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższe oświadczenie składa każdy z tych wykonawców
Czy wadium	1
Wadium	Każdy Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium w wysokości: 7.000,00 PLN (słownie: siedem tysięcy zł).
Zastosowanie procedury pzp	1
Zmiana umowy	1
Zmiana umowy tekst	1. Zmiana Umowy dopuszczalna jest w zakresie i na warunkach przewidzianych przepisami Ustawy pzp, w szczególności: 1) Strony są uprawnione do dokonania zmian o łącznej wartości nieprzekraczającej 10% łącznej ceny, niezależnie od innych przypadków zmian dozwolonych przepisami Ustawy pzp. Zmiana dokonana zgodnie z niniejszym postanowieniem, niezależnie od jej wartości, nie może prowadzić do zmiany charakteru Umowy, w szczególności do zastąpienia przedmiotu zamówienia innego rodzaju przedmiotem; 2) Strony są uprawnione do wprowadzenia do Umowy zmian nieistotnych, to jest innych, niż zmiany zdefiniowane w art. 144 ust. 1e Ustawy pzp; 3) stosownie do art. 144 ust. 1 pkt 1 Ustawy pzp, Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do Umowy zmian opisanych w ustępach poniżej: a) w przypadku wprowadzenia przez producenta nowej wersji Oprogramowania lub innych Produktów (w tym także wchodzących w skład Infrastruktury Technicznej), Zamawiający dopuszcza zmianę wersji Oprogramowania lub Produktu pod warunkiem, że nowa wersja spełnia wymagania określone w SIWZ; b) w przypadku zakończenia wytwarzania Oprogramowania lub innego Produktu objętego Umową lub wycofania ich z produkcji lub z obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Zamawiający dopuszcza zmianę polegającą na dostarczeniu produktu zastępczego o parametrach spełniających wymagania określone w SIWZ; c) w przypadku zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub Dzienniku Urzędowym odpowiedniego ministra, Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy lub zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa; d) w przypadku uzasadnionej przyczynami technicznymi, w szczególności ujawnionymi na etapie prac analitycznych i projektowych, konieczności zmiany: - sposobu wykonania Umowy w obszarach: organizacyjnym, wykorzystywanych narzędzi, przyjętych metod i kanałów komunikacji, - zakresu przedmiotu Umowy w obszarze wymagań funkcjonalnych lub niefunkcjonalnych, jeżeli rezygnacja z danego wymagania lub zastąpienie go innym, spowoduje zoptymalizowane dopasowanie przedmiotu Umowy do potrzeb Zamawiającego, Zamawiający dopuszcza wprowadzenie odpowiednich zmian uwzględniających stwierdzone przyczyny techniczne, polegających w szczególności na modyfikacji wymagań Zamawiającego lub zmianie sposobu ich realizacji; - konfiguracji Infrastruktury Technicznej – z uwagi na konieczność dostosowania jej parametrów do uwarunkowań stwierdzonych w toku prac analitycznych lub wyników testów wydajnościowych Systemu. e) w przypadku wystąpienia przyczyn niezależnych od Wykonawcy, związanych z równolegle prowadzonymi przez Zamawiającego projektami mającymi wpływ na realizację Umowy lub w związku ze zmianami okoliczności wynikającymi ze specyfiki działalności Zamawiającego albo w związku z podjęciem przez Zamawiającego decyzji o przeprowadzeniu przez osobę trzecią kontroli jakości i sposobu prowadzenia prac, Zamawiający dopuszcza zmiany terminu realizacji Umowy oraz przewiduje możliwość zwiększenia Wynagrodzenia pod warunkiem, że Wykonawca wykaże, iż w celu uwzględnienia powyżej opisanych uwarunkowań leżących po stronie Zamawiającego musi ponieść koszty, których zawarcie w cenie oferty nie było możliwe w dniu jej składania. Zmiana wysokości Wynagrodzenia dopuszczalna jest w oparciu o niniejsze postanowienie wyłącznie do wysokości niezbędnej do pokrycia kosztów, o których mowa w zdaniu poprzedzającym; f) w przypadku ujawnienia się powszechnie występujących wad oferowanego oprogramowania lub urządzenia Zamawiający dopuszcza zmianę w zakresie przedmiotu umowy polegającą na zastąpieniu danego produktu produktem zastępczym, spełniającym wszelkie wymagania przewidziane w SIWZ dla produktu zastępowanego, rekomendowanym przez producenta lub wykonawcę w związku z ujawnieniem wad.
IV 4 4 data	2018-10-31T00:00:00+01:00
IV 4 4 godzina	10:00
IV 4 4 jezyki	język polski
IV 4 5 okres	30

Criterion

Kryteria	Cena całkowita oferty brutto
Znaczenie	60,00
Kryteria	Ocena systemu na podstawie prezentacji
Znaczenie	40,00