Dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami

Publication date	2015-09-04
End date	2015-09-14 14:00:00
Instytucja	Urząd Komunikacji Elektronicznej
Miejscowość	Warszawa
Województwo	mazowieckie
Branża	Pakiety oprogramowania do zarządzania dokumentami
Szczegóły
Numer ogłoszenia	131589 / 2015
Document type	ZP-400
Cpv code	483111002
Adres strony internetowej siwz	http://www.uke.gov.pl
BZP	Zobacz

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami rozumianego jako system informatyczny służący do obsługi dokumentów elektronicznych oraz definiowania ich obiegów w organizacji ze zintegrowanym lub z wbudowanym silnikiem procesów BPM. System DMS ma wspierać także realizację i obieg spraw prowadzonych przez referentów spraw (pracowników jednostek organizacyjnych). Wprowadzenie Systemu DMS umożliwi odejście od prowadzenia spraw w formie dokumentów papierowych i przejście na formę elektroniczną przy jednoczesnym zapewnieniu archiwizacji oryginałów dokumentów. Pozwoli na zwiększenie bezpieczeństwa obsługi dokumentów poprzez minimalizację ryzyka nieupoważnionego dostępu czy zagubienia dokumentów w formie papierowej, jak również pozwoli na zmniejszenie kosztów związanych z wielokrotnym kopiowaniem dokumentów w firmie, a przede wszystkim usprawni pracę i tym samym zwiększy efektywności całej organizacji. Elektroniczny obieg dokumentów powinien umożliwiać automatyzację obiegu dokumentów, m.in. poprzez zapewnienie możliwości sprawnej dystrybucji korespondencji, rejestrację dokumentów i ich obiegu w Urzędzie, kategoryzację, przechowywanie oraz wyszukiwanie dokumentów o dowolnej strukturze w elektronicznym repozytorium. System DMS powinien umożliwiać również, korzystając z silnika BPM, definiowanie ścieżek przebiegu poszczególnych spraw w Urzędzie. System DMS powinien zapewniać możliwość nadawania zróżnicowanych uprawnień dostępu do poszczególnych informacji z możliwością jednoczesnej pracy wielu osób na tym samym dokumencie oraz zapewniać wersjonowanie tych dokumentów. Zamawiający wymaga wdrożenia Systemu DMS przez wykonawcę w ciągu 8 tygodni od zawarcia umowy w taki sposób, aby po tym czasie System DMS zapewniał obsługę dokumentów w zakresie objętym niniejszym zamówieniem, a organizacja Zamawiającego była przygotowana do dalszego, samodzielnego definiowania e-usług i procesów. Przez samodzielne definiowanie e-usług i procesów rozumie się możliwość budowania obiegów dokumentów z wykorzystaniem funkcjonalności Sytemu DMS i silnika procesów BPM w zakresie graficznego definiowania e-usług i procesów. W ramach wdrożenia zaimplementowane zostaną dwie e-usługi (wraz z wszystkimi niezbędnymi do jej realizacji procesami biznesowymi oraz technicznymi). Przebieg e-usług zostanie zdefiniowany jako ścieżka realizowana przy pomocy silnika BPM. Przebieg e-usług oraz niezbędnych do ich realizacji procesów powinien zostać opracowany z uwzględnieniem aktów prawnych oraz przepisów wewnętrznych UKE, w szczególności: - Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 728, z późn. zm.), - Procedurą UKE Wydawanie informacji publicznej na wniosek, - Instrukcją kancelaryjną, Instrukcją archiwalną oraz Jednolitym rzeczowym wykazem akt dla UKE, - innymi aktami prawnymi regulującymi działalność Prezesa UKE

Dodatkowe informacje

Biuletyn	1
Nazwa	Urząd Komunikacji Elektronicznej
Ulica	ul. Kasprzaka 18/20
Nr domu	18/20
Miejscowosc	Warszawa
Kod poczt	01-211
Wojewodztwo	mazowieckie
Tel	022 5349259, 5349169
Fax	022 5349341
Internet	www.uke.gov.pl
Regon	01751079400000
E mail	m.nowak@uke.gov.pl
Czy obowiazkowa	Tak
Dotyczy	1
Rodzaj zam	Administracja rządowa centralna
Rodz zam	U
Czy czesci	Nie
Czy wariant	Nie
Czy dialog	Nie
Czy uzup	Nie
Czas	Obowiązuje termin
Czas dni	56
Wadium	Każdy Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swoją ofertę wadium w wysokości 10 000,00 zł (dziesięć tysięcy złotych), zgodnie z pkt 10 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ).
Zaliczka	Nie
Uprawnienie	Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie
Wiedza	Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie w ramach wykonanych lub wykonywanych usług, należycie wykonał: a) co najmniej 2 (dwie) dostawy i wdrożenia systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami wraz z jego integracją z elektroniczną skrzynką podawczą, przy czym co najmniej 1 (jedno) wdrożenie obejmowało zakresem instytucję posiadającą strukturę oddziałową - rozproszoną, o minimalnej liczbie 3 oddziałów oraz o łącznej liczbie co najmniej 300 (trzystu) użytkowników. Przez strukturę oddziałową - rozproszoną Zamawiający rozumie strukturę instytucji posiadająca więcej niż jedną siedzibę, usytuowanych w różnych lokalizacjach, z których w każdej z siedzib dokonuje się czynności kancelaryjno - archiwalnych właściwych dla tej instytucji. b) co najmniej 1 (jedną) dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, bazującego na oferowanym oprogramowaniu i wykorzystującego co najmniej połowę funkcjonalności wymienionych przez Zamawiającego w pkt 19.5 SIWZ, o wartości netto minimum 300.000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych). Przez wdrożenie systemu należy rozumieć dostarczenie oprogramowania, konfigurację oraz uruchomienie zakończone przekazaniem systemu do użytkowania.
Potencjal	Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie
Zdolne	Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że dysponuje osobami (Zespołem Projektowym), które posiadają poniżej określone wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie: a) Kierownik Projektu, posiadający: - wykształcenie wyższe, - minimum 3-letnie doświadczenie na stanowisku Kierownika Projektu, - w okresie ostatnich 3 lat (przed upływem terminu składania ofert), kierował co najmniej jednym projektem wdrożenia systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, zakończonym odbiorem systemu przez użytkowania, - posiada znajomość metodyki zarządzania projektami, b) Główny architekt posiadający: - wykształcenie wyższe, - minimum 3-letnie doświadczenie w zakresie projektowania systemów elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, potwierdzone pełnieniem funkcji Głównego Architekta przy realizacji co najmniej jednego odebranego systemu, c) Specjalista posiadający: - wykształcenie wyższe, - minimum 3-letnie doświadczenie w zakresie programowania z wykorzystaniem oferowanego oprogramowania. Jedna wskazana w wykazie, o którym mowa w pkt 7.1.4) SIWZ osoba może potwierdzić spełnianie warunku tylko dla jednej wskazanej powyżej funkcji.
Sytuacja	Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w kwocie co najmniej 300 000,00 zł (trzysta tysięcy złotych).
Oswiadczenie potwierdzenia 4	Tak
Oswiadczenie potwierdzenia 5	Tak
Oswiadczenie potwierdzenia opis 5	Wykonawca w wykazie zobowiązany jest do wskazania usług potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu, określonego w III.3.2) Ogłoszenia tj. wskazania usług spełniających poniżej określone wymagania: a) co najmniej 2 (dwóch) dostaw i wdrożeń systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami wraz z jego integracją z elektroniczną skrzynką podawczą, przy czym co najmniej 1 (jedno) wdrożenie obejmowało zakresem instytucję posiadającą strukturę oddziałową - rozproszoną, o minimalnej liczbie 3 oddziałów oraz o łącznej liczbie co najmniej 300 (trzystu) użytkowników. Przez strukturę oddziałową - rozproszoną Zamawiający rozumie strukturę instytucji posiadająca więcej niż jedną siedzibę, usytuowanych w różnych lokalizacjach, z których w każdej z siedzib dokonuje się czynności kancelaryjno - archiwalnych właściwych dla tej instytucji. b) co najmniej 1 (jedna) dostawa i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, bazującego na oferowanym oprogramowaniu i wykorzystującego co najmniej połowę funkcjonalności wymienionych przez Zamawiającego w pkt 19.5 SIWZ, o wartości netto minimum 300.000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych). Przez wdrożenie systemu należy rozumieć dostarczenie oprogramowania, konfigurację oraz uruchomienie zakończone przekazaniem systemu do użytkowania.
Oswiadczenie potwierdzenia 9	Tak
Oswiadczenie potwierdzenia 12	Tak
Oswiadczenia wykluczenia 1	Tak
Oswiadczenia wykluczenia 2	Tak
Dok grup kap 1	Tak
Dok podm zag 1	Tak
Inne dokumenty	1) formularz oferty sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ, 2) w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego; 3) pełnomocnictwo w przypadku, gdy uprawnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru lub ewidencji, 4) Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy, 5) jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa wyżej w ogłoszeniu - w pkt III. 4.3.1), zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Dokument powinien być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty, 6) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ, 7) jeżeli z uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie może przedstawić dokumentów dotyczących sytuacji finansowej i ekonomicznej, może przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnianie opisanego w pkt III.3.5) ogłoszenia warunku, 8) jeżeli kwoty w dokumentach wymienionych w pkt III.4.1) ogłoszenia podane zostaną w innej walucie niż w złotych polskich, Wykonawca zobowiązany jest dokonać ich przeliczenia na złote według średniego kursu NBP na dzień opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, 9) opis rozwiązania funkcjonalności Systemu DMS wskazanych w tabeli w pkt 19.5 SIWZ. Uwaga: Wymagany termin świadczenia usługi serwisu i wsparcia technicznego - minimum 6 miesięcy od dnia Odbioru Końcowego Systemu DMS.
Niepelnosprawne	Nie
Kod trybu	PN
Czy zmiana umowy	Tak
Zmiana umowy	Zamawiający dopuszcza możliwości zmiany umowy zawartej z Wykonawcą. Zmiana umowy jest możliwa jedynie w szczególnie uzasadnionych okolicznościach i na warunkach określonych w SIWZ.
Kryt cena	B
Kryt 1p	40
Kryt 2	Funkcjonalności Systemu
Kryt 2p	50
Kryt 3	Długość okresu serwisu i wsparcia technicznego
Kryt 3p	10
Spec www	www.uke.gov.pl
Spec war	Urząd Komunikacji Elektronicznej, 01-211 Warszawa, ul. Kasprzaka 18/20, pok. 314 lub na stronie internetowej Zamawiającego
Data skl	14/09/2015
Godz skl	14:00
Miejsce	Urząd Komunikacji Elektronicznej, 01-211 Warszawa, ul. Kasprzaka 18/20, pok. 314 lub na stronie internetowej Zamawiającego
Termin	Obowiązuje termin
Okres liczba dni	30
Inf dodat	Realizacja zamówienia, następuje częściowo poprzez dofinansowanie Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach VII Osi Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Numer referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego - BAK.WZP.231.27.2015
Czy uniewaznienie	Tak