Opracowanie kart usług i projektów procedur monitorowania, a także procedur aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP
| Publication date | 2013-05-31 |
| End date | 2013-06-10 11:00:00 |
| Instytucja | Powiat Siemiatycki |
| Miejscowość | Siemiatycze |
| Województwo | podlaskie |
| Branża |
|
Szczegóły |
|
| Numer ogłoszenia | 210258 / 2013 |
| Document type | ZP-400 |
| Cpv code | 732200000, 725130004 |
| Adres strony internetowej siwz | |
| BZP | Zobacz |
Przedmiot zamówienia
| 1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kart usług, a także projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP w łącznej ilości 5 usług, w tym 2 usługi dla SP i 3 usługi dla UM. 2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań: 2.1 Opracowanie i wdrożenie kart usług oraz procedur ich aktualizacji i monitorowania w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach i Urzędzie Miasta Siemiatycze, a mianowicie: a/ dokonanie przeglądu opisów usług zawartych na stronach WWW i BIP Urzędów, b/ przygotowanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa spisu wszystkich usług do realizacji przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze, c/ opracowanie merytoryczne we współpracy z pracownikami SP i UM Kart Usług dla wszystkich usług wynikających z przygotowanego spisu usług /nie mniej niż po 50 kart dla SP i UM/. Każda karta ma zawierać: - Wydział/stanowisko - Nazwa usługi (temat) - Wymagane dokumenty - Miejsce złożenia dokumentów - Osoby do kontaktu - Opłaty - Termin i sposób załatwienia - Podstawa prawna - Tryb odwoławczy - Dodatkowe informacje, uwagi - Formularze do pobrania d/ Opracowanie merytoryczne i graficzne formularzy (wniosków) dotyczących wszystkich usług świadczonych w poszczególnych wydziałach SP i referatach UM, e/ Przeprowadzenie procesu weryfikacji Kart Usług przez naczelników, kierowników referatów i innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze, f/ Opracowanie szablonu graficznego Kart Usług (dla elektronicznej i papierowej wersji Kart Usług) dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze, g/ Opracowanie graficzne wszystkich Kart Usług na szablonie karty (wszystkie karty muszą być jednorodne pod względem formatu i standardu opracowania usług dla każdego Urzędu), h/ Opracowanie i wykonanie zestawu Kart Usług po uwzględnieniu uwag naczelników i kierowników w formie elektronicznej i papierowej, - Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf, - Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min. 160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda karta w jednym egzemplarzu, i/ Opracowanie zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw /kart usług/ oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy poprzez: - weryfikację dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania i udostępniania klientom opisu usług i formularzy /określenie słabych i mocnych stron/, - opracowanie projektu założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw (usług) oraz zasad tworzenia formularzy, j/ Opracowanie metod monitoringu kart dla oceny przejrzystości, jasności, jednoznaczności kart usług dla klienta /opracowanie ankiety wstępnej dla badań bezpośrednio i on-line/, k/ Przeprowadzenia badań pilotażowych Kart Usług przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi na grupie min. po 50 klientów UM i SP. l/ Opracowanie wyników badań w formie raportu i weryfikacja Kart Usług zgodnie z wynikami analizy badań, m/ Opracowanie ostatecznej wersji elektronicznej i papierowej Kart Usług z uwzględnieniem analiz, uwag naczelników i kierowników i innych danych zebranych w/trakcie realizacji umowy. - Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf. - Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min. 160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda karta w trzech egzemplarzach, jeden zestaw kart w formie połączonego trwale zestawu z podziałem na wydziały, referaty poszczególnych JST w uzgodnieniu z zamawiającym. n/ Opracowanie ostatecznej wersji narzędzia do monitorowania kart dla badań bezpośrednio i on-line o/ Opracowanie projektu dokumentu procedury aktualizowania i monitorowania Kart Usług dla Starostwa Powiatowego i Miasta Siemiatycze. p/ Przeprowadzenie badań oceny kart przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi. Badanie ma być przeprowadzone minimum trzy miesiące od opublikowania kart na stronach internetowych jst i udostępnienia w Punkcie Obsługi Klienta w SP i Biurze Obsługi Klienta w UM na grupie po minimum 100 klientów każdego jst. Opracowanie raportu końcowego z badań zawierającego rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian. 2.2 Uruchomienie na portalu ePUAP /http:/epuap.gov.pl/ pięciu usług elektronicznych: - dwóch dla starostwa powiatowego: - wniosek o wydanie decyzji zezwalającej na sprowadzenie zwłok, - zgłoszenie prac geodezyjnych i kartograficznych - trzech dla urzędu miasta - niosek o wyrażenie zgody na używanie herbu miasta, - klaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, -wniosek o dofinansowanie utylizacji azbestu. Dla każdej z usług należy zrealizować następujące działania: a/ zebranie danych źródłowych, opracowanie dokumentu opisującego proces realizacji w oparciu o opracowane karty usług, b/ przygotowanie docelowego modelu usługi realizowanej na platformie ePUAP, c/ przygotowanie karty informacyjnej usługi, d/ wykonanie formularzy elektronicznych dotyczących ww. usług, e/ przygotowanie aplikacji do instalacji formularzy na koncie urzędu, f/ przygotowanie instrukcji instalacji usługi, g/ przygotowanie instrukcji korzystania z usługi na platformie ePUAP, h/ instalacja usług elektronicznych na kontach wskazanych przez urzędy, i/ dodanie tych usług do katalogu usług publicznych na platformie ePUAP, j/ przekazanie formularzu do CRD (Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów), k/ prezentacja wykonanych usług i przeprowadzenie instruktażu korzystania z tych usług dla administratorów w urzędach. Przygotowane dokumenty elektroniczne powinny być zgodne ze standardem dokumentów ePUAP, które oparte są o format XML oraz zgodne z aktualnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Format wzorów powinien być zgodny z formatem przyjętym dla Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów. Do formularzy należy dołączyć opis ich formatu elektronicznego oraz układu informacji i powiązań między nimi zgodnie z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych usług na inne w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający wymaga, aby co najmniej 60 godzin (po 30 na Urząd) zostało zrealizowane w siedzibie Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta Siemiatycze z przeznaczeniem na konsultacje z pracownikami w zakresie opracowania kart usług, narzędzi do oceny kart, prezentacji wyników badań. |
Dodatkowe informacje
| Biuletyn | 1 |
| Nazwa | Powiat Siemiatycki |
| Ulica | ul. Legionów Piłsudskiego 3 |
| Nr domu | 3 |
| Miejscowosc | Siemiatycze |
| Kod poczt | 17-300 |
| Wojewodztwo | podlaskie |
| Tel | 85 65 66 500 |
| Fax | 85 65 66 501 |
| Regon | 05065861100000 |
| E mail | wtararuj@wp.pl |
| Czy obowiazkowa | Tak |
| Dotyczy | 1 |
| Rodzaj zam | Administracja samorządowa |
| Rodz zam | U |
| Czy czesci | Nie |
| Czy wariant | Nie |
| Czy dialog | Nie |
| Czy uzup | Tak |
| Zam uzupelniajace | Zamawiający przewiduje udzielenie Wykonawcy zamówień uzupełniających, zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 uPzp w okresie 3 lat od udzielenia niniejszego zamówienia podstawowego. Zamówienia te będą polegały na powtórzeniu tego samego rodzaju usług jak te, które stanowią przedmiot niniejszego zamówienia określonego w SIWZ. Zamówienia uzupełniające będą stanowiły nie więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego |
| Czas | D |
| Data zak | 31/10/2013 |
| Zaliczka | Nie |
| Uprawnienie | Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia. |
| Wiedza | Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał: -co najmniej 2 usługi polegające na opracowaniu kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego, - co najmniej 2 usługi polegające na uruchomieniu na portalu ePUAP usług elektronicznych w jednostkach samorządu terytorialnego, |
| Potencjal | Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia . |
| Zdolne | Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia . |
| Sytuacja | Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia . |
| Oswiadczenie potwierdzenia 4 | Tak |
| Oswiadczenia wykluczenia 1 | Tak |
| Oswiadczenia wykluczenia 2 | Tak |
| Dok grup kap 1 | Tak |
| Dok podm zag 1 | Tak |
| Inne dokumenty | - pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, jeżeli Wykonawca powołuje się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, - dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, a jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo,określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, |
| Niepelnosprawne | Nie |
| Kod trybu | PN |
| Czy zmiana umowy | Tak |
| Zmiana umowy | 1. Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Wykonawca został wybrany do realizacji umowy w przypadku, wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: a/ zmiany organizacji prawnej Wykonawcy, b/ zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia. Zmiana postanowień umowy, o których mowa w punkcie 2 może nastąpić w okresie obowiązywania umowy, na podstawie uzasadnionego, pisemnego wystąpienia jednej ze stron niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności powodujących zmianę umowy. |
| Kryt cena | A |
| Spec www | www.bip.siemistycze.pl |
| Spec war | W siedzibie Zamawiającego: Siemiatycze, ul. Legionów Piłsudskiego 3 p.209 IIp. |
| Data skl | 10/06/2013 |
| Godz skl | 11:00 |
| Miejsce | Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Siemiatycze, ul. Legionów Piłsudskiego 3, Punkt Obsługi Klienta - parter |
| Termin | Obowiązuje termin |
| Okres liczba dni | 30 |
| Czy uniewaznienie | Nie |
| Inf dodat | Projekt Siemiatycze na drodze rozwoju jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej |