1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kart usług, a także projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP w łącznej ilości 5 usług, w tym 2 usługi dla SP i 3 usługi dla UM.
2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań:
2.1 Opracowanie i wdrożenie kart usług oraz procedur ich aktualizacji i monitorowania w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach i Urzędzie Miasta Siemiatycze, a mianowicie:
a/ dokonanie przeglądu opisów usług zawartych na stronach WWW i BIP Urzędów,
b/ przygotowanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa spisu wszystkich usług do realizacji przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze,
c/ opracowanie merytoryczne we współpracy z pracownikami SP i UM Kart Usług dla
wszystkich usług wynikających z przygotowanego spisu usług /nie mniej niż po 50 kart
dla SP i UM/. Każda karta ma zawierać:
- Wydział/stanowisko
- Nazwa usługi (temat)
- Wymagane dokumenty
- Miejsce złożenia dokumentów
- Osoby do kontaktu
- Opłaty
- Termin i sposób załatwienia
- Podstawa prawna
- Tryb odwoławczy
- Dodatkowe informacje, uwagi
- Formularze do pobrania
d/ Opracowanie merytoryczne i graficzne formularzy (wniosków) dotyczących wszystkich usług świadczonych w poszczególnych wydziałach SP i referatach UM,
e/ Przeprowadzenie procesu weryfikacji Kart Usług przez naczelników, kierowników
referatów i innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
f/ Opracowanie szablonu graficznego Kart Usług (dla elektronicznej i papierowej wersji Kart Usług) dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
g/ Opracowanie graficzne wszystkich Kart Usług na szablonie karty (wszystkie karty muszą
być jednorodne pod względem formatu i standardu opracowania usług dla każdego
Urzędu),
h/ Opracowanie i wykonanie zestawu Kart Usług po uwzględnieniu uwag naczelników
i kierowników w formie elektronicznej i papierowej,
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf,
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w jednym egzemplarzu,
i/ Opracowanie zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw /kart usług/ oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy poprzez:
- weryfikację dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania
i udostępniania klientom opisu usług i formularzy /określenie słabych i mocnych
stron/,
- opracowanie projektu założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych
z opisami załatwiania spraw (usług) oraz zasad tworzenia formularzy,
j/ Opracowanie metod monitoringu kart dla oceny przejrzystości, jasności, jednoznaczności kart usług dla klienta /opracowanie ankiety wstępnej dla badań bezpośrednio i on-line/,
k/ Przeprowadzenia badań pilotażowych Kart Usług przy pomocy wypracowanych
wcześniej narzędzi na grupie min. po 50 klientów UM i SP.
l/ Opracowanie wyników badań w formie raportu i weryfikacja Kart Usług zgodnie
z wynikami analizy badań,
m/ Opracowanie ostatecznej wersji elektronicznej i papierowej Kart Usług
z uwzględnieniem analiz, uwag naczelników i kierowników i innych danych zebranych w/trakcie realizacji umowy.
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie
edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf.
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w trzech egzemplarzach, jeden zestaw kart w formie połączonego trwale
zestawu z podziałem na wydziały, referaty poszczególnych JST w uzgodnieniu
z zamawiającym.
n/ Opracowanie ostatecznej wersji narzędzia do monitorowania kart dla badań bezpośrednio i on-line
o/ Opracowanie projektu dokumentu procedury aktualizowania i monitorowania Kart Usług dla Starostwa Powiatowego i Miasta Siemiatycze.
p/ Przeprowadzenie badań oceny kart przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi.
Badanie ma być przeprowadzone minimum trzy miesiące od opublikowania kart na
stronach internetowych jst i udostępnienia w Punkcie Obsługi Klienta w SP i Biurze
Obsługi Klienta w UM na grupie po minimum 100 klientów każdego jst. Opracowanie
raportu końcowego z badań zawierającego rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian.
2.2 Uruchomienie na portalu ePUAP /http:/epuap.gov.pl/ pięciu usług elektronicznych:
- dwóch dla starostwa powiatowego:
- wniosek o wydanie decyzji zezwalającej na sprowadzenie zwłok,
- zgłoszenie prac geodezyjnych i kartograficznych
- trzech dla urzędu miasta
- niosek o wyrażenie zgody na używanie herbu miasta,
- klaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
-wniosek o dofinansowanie utylizacji azbestu.
Dla każdej z usług należy zrealizować następujące działania:
a/ zebranie danych źródłowych, opracowanie dokumentu opisującego proces realizacji w oparciu o opracowane karty usług,
b/ przygotowanie docelowego modelu usługi realizowanej na platformie ePUAP,
c/ przygotowanie karty informacyjnej usługi,
d/ wykonanie formularzy elektronicznych dotyczących ww. usług,
e/ przygotowanie aplikacji do instalacji formularzy na koncie urzędu,
f/ przygotowanie instrukcji instalacji usługi,
g/ przygotowanie instrukcji korzystania z usługi na platformie ePUAP,
h/ instalacja usług elektronicznych na kontach wskazanych przez urzędy,
i/ dodanie tych usług do katalogu usług publicznych na platformie ePUAP,
j/ przekazanie formularzu do CRD (Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów),
k/ prezentacja wykonanych usług i przeprowadzenie instruktażu korzystania z tych usług dla administratorów w urzędach.
Przygotowane dokumenty elektroniczne powinny być zgodne ze standardem dokumentów ePUAP, które oparte są o format XML oraz zgodne z aktualnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Format wzorów powinien być zgodny z formatem przyjętym dla Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów.
Do formularzy należy dołączyć opis ich formatu elektronicznego oraz układu informacji i powiązań między nimi zgodnie z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych usług na inne w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający wymaga, aby co najmniej 60 godzin (po 30 na Urząd) zostało zrealizowane w siedzibie Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta Siemiatycze z przeznaczeniem na konsultacje z pracownikami w zakresie opracowania kart usług, narzędzi do oceny kart, prezentacji wyników badań. |
