I. INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1.Przedmiot zamówienia obejmuje:
a)Wykonanie dostawy, instalacji, konfiguracji i uruchomienia elektronicznego systemu obsługi klienta ESOK (zwany dalej System) na urządzeniach będących w posiadaniu Zamawiającego:
Serwer PE R210 II E3-1230 3.2GHz 2x4GB ubL V 2x300GB 10k 2,5 H200 DVD-RW 3yNBD S/T: 9NK8NZ1 - 1 szt., Monitor SynMaster 21,5 S22C150N LED FHD 5 ms. Czarny S/N: 0A2JHMBD902179 - 1 szt., Klawiatura Gembird klawiatura standard USB, czarna KB-U-101 - 1 szt., Myszka Manhattan Myszka optyczna Mini Superslim USB 1000dpi czarna - 1 szt., Streamer HP LT03 Ultrim920 SAS Ext Tape Drive P/N: EH848B S/N: HU113417A3 - 1 szt., Szafa połączeniowa 24U komplet - 1 szt., UPS 3000VA Ever Sinline XL 3000 19 3U S/N: EO427788 - 1 szt., Drukarka fiskalna Posnet Thermal FV EJ o numerach seryjnych
S/N: PO082000478 nr unikatowy: BEW13522103 - 1 szt. S/N: PO082000431 nr unikatowy: BEW13521765 - 1 szt., Drukarka faktur HP LaserJet P1606dn S/N: VNF3K64572 - 1 szt., Komputer z monitorem Inspirion 2330 AIO 23 FHD MTouch i 3-3240 $GB 1 TB ATI7650 8inl W8Pro64 o numerach seryjnych S/N: 5L47VX1 - 1 szt., S/N: 5B47VX1 - 1 szt., Laptop L3540 15,6 HD i3-4210U 4GB 500GB HD4400 FPR 4cell W8Pro64 3YNBD - 1 szt., UPS UPS Ever Sinline 1600 - 2 szt., Switch sieciowy Cisco SRW2024-K9 SG300-28 28 port Gigabit Managed Switch S/N: DNI172705LA - 1 szt.
b)Wykonanie dostawy, instalacji, konfiguracji i uruchomienia Systemu wraz
z niezbędną infrastrukturą techniczną, zgodnie z założeniami szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia i załącznikami rysunkowymi.
2.Przed przystąpieniem do prac instalacyjnych i montażowych (czytników kart), Wykonawca przedstawi projekt instalacyjny zawierający:
a)trasy wykonania linii kablowych sygnałowych.
b)trasy oraz sposób zasilania elektrycznego poszczególnych elementów systemu tzn. czytników kart.
c)szafę teleinformatyczną zainstalowaną w pomieszczeniu nr 35.
3.System powinien być podłączony i kompatybilny z siecią teletechniczną (prędkość 10/100 MBit). Zasilanie energią elektryczną urządzeń systemu wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami z instalacji zamawiającego.
4.W przypadku, gdy układane okablowanie będzie przechodzić przez strefy pożarowe, należy wykonać odpowiednie przepusty i zabezpieczyć je zgodnie z przepisami PPOŻ.
5.Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić bezpłatne szkolenie w zakresie obsługi Systemu dla osób wskazanych przez Zamawiającego (15 osób), oraz dla osoby pełniącej funkcję administratora systemu wskazanej przez zamawiającego. Czas trwania szkolenia min. 8 godzin. Szkolenie zakończone zostanie testem z zagadnień dotyczących wybranych usług obsługiwanych przez System, dotyczących poszczególnych stanowisk pracy i ich uprawnień.
6.Zamawiający wymaga gwarancji nie krótszej niż 36 m-cy na System wraz z jego wyposażeniem dostarczonym w ramach niniejszego zamówienia zgodnym z przedmiotem zamówienia Białołęckiego Ośrodka Sportu przy ul. Światowida 56.
7.Wykonawca jest zobowiązany do użycia nowych, nieużywanych i nie starszych niż wyprodukowane w 2013 roku urządzeń wchodzących w skład Systemu.
8.Wykonawca zobowiązany jest do przekazania projektu powykonawczego instalacji oraz licencji, certyfikatów i innej niezbędnej dokumentacji.
9.System ma zapewnić identyfikację klienta (stref) m.in.: siłowni, hali sportowej, boisk zewnętrznych.
II. ELEKTRONICZNY SYSTEM OBSŁUGI KLIENTA
1.System powinien zapewnić możliwość obsługi systemowej pływalni, hali sportowej
z uwzględnieniem zajęć fitness w siłowni i na boiskach zewnętrznych oraz w przyszłości na pozostałych obiektach Ośrodka. W obecnej chwili system obsługiwał będzie jeden obiekt. System powinien zapewnić możliwość tworzenia podstref (np. wejście do sauny zlokalizowanej na płycie basenowej).
2.Każda strefa będzie oznaczona innym kolorem transponderów, np. pływalnia, siłownia, sala gimnastyczna.
3.System powinien pozwalać na kompleksową obsługę klientów tzw. jednorazowych, klientów abonamentowych/karnetowych, grup zorganizowanych (m.in. uczniowie szkół, przedszkoli, wycieczki) korzystających z usług Ośrodka.
4.System powinien zapewnić możliwość tworzenia cenników, które pozwolą na elastyczne kształtowanie opłat za usługi w różnych strefach z uwzględnieniem przedziałów czasowych ich obowiązywania. Cenniki umożliwiają rozliczenie przekroczeń pobytu według określonej ceny jednostce rozliczeniowej niezależnej od jednostki czasowej usługi. Umożliwiają automatyczną zmianę usługi do rozliczenia, gdy kończy się czas usługi wykupionej (np. po saunie ma być usługa basenowa wg wybranego cennika).
5.System powinien informować klienta m.in. o czasie przebywania i ewentualnych dopłatach z tytułu przekroczenia czasu pobytu wykupionego przy wejściu (czytniki informacyjne).
6.System powinien zapewnić:
- abonamenty kwotowe (karnet w momencie sprzedaży ładowany jest na podstawie kwoty wpłaconej przez klienta - z możliwością określania zależności kwoty do wartości karnetu, w trakcie korzystania z karnetu system automatycznie zmniejsza wartość naładowaną na karnecie aż do wyczerpania lub do ponownego doładowania),
- abonamenty okresowe (karnety posiadają okres ważności od daty do daty oraz
w zakresie od godziny do godziny, system pozwala na korzystanie z usług przy pomocy takich karnetów tylko w okresach ważności danego karnetu),
- abonamenty ilościowe na karnecie zakodowana jest określoną liczbę wejść, które są odejmowane przy każdym skorzystaniu usługi),
- abonamenty punktowe (każdy karnet doładowany jest określoną liczbę punktów, każde przejście przez kołowrót lub skorzystanie z atrakcji basenowej sterowanej przez czytnik odejmuje zdefiniowaną dla danego czytnika liczbę punktów.
7.System powinien zapewnić rozliczenie pobytu klienta na terenie obiektu zgodnie
z obowiązującym cennikiem oraz zasadami naliczania opłat w zależności od wykorzystanych usług (regulowanie należności w następujących formach zapłaty: gotówka, przelew, karta płatnicza, karnet, bon z możliwością dzielenia formy płatności dla pojedynczej transakcji).
8.System powinien umożliwić wydruk raportu np.: wystawianie, przeglądanie i anulowanie wystawionych dokumentów sprzedaży, faktury, rachunki, KW, KP, korekty, rejestry VAT, dokumenty zakupu, drukowanie duplikatów, faktur zbiorczych oraz przekrojowe zestawienia informujące o liczbie uczestników obiektu i jego stref oraz o wykorzystaniu poszczególnych usług, rejestr identyfikatorów zaginionych, raporty kasowe.
9.System powinien umożliwić korzystanie z oferowanych usług we wszystkich strefach
(o zróżnicowanym podatku VAT) za pomocą jednej karty typu UNIQE.
10.System powinien zapewnić możliwość sprzedaży towarów np. czepki kąpielowe, ochraniacze na buty i prowadzenie dla nich magazynu.
11.System powinien umożliwić sprzedaż usług i pełną kontrolę ruchu klientów w obiekcie
i w poszczególnych jego strefach z możliwością dostępu jedynie do opłaconych usług.
12.System powinien udostępniać wejście do stref z zakupionymi usługami (kontrola dostępu), umożliwiając jednocześnie poruszanie się pracowników we wszystkich strefach im dostępnych.
13.System powinien prowadzić bazę klientów, korzystających z usług sportowo-rekreacyjnych i zakupu towarów, zapewniając szybkie i precyzyjne ich rozliczenie.
W tym celu należy zastosować tzw. transponder z wbudowanym identyfikatorem, umieszczany na ręku klienta, który to identyfikator umożliwia klientowi wejście do poszczególnych stref obiektu przez zamontowane na granicy stref czytniki i tzw. bramki. Transponder z wbudowanym identyfikatorem spełniać winien równocześnie rolę elektronicznego kluczyka do otwierania szafek w szatniach poszczególnych stref (funkcja ta zostanie uruchomiona w 3 etapie). W obecnej chwili ma mieć możliwość zainstalowania kluczyka do otwierania szafek.
14.System powinien realizować funkcję tzw. systemu lojalnościowego, czyli za pośrednictwem kart transponderowych umożliwić klientowi zbieranie punktów, które upoważniają do odbierania wszelkiego rodzaju bonusów lub pozwalają na dodatkowe korzystanie z usług w poszczególnych strefach.
15.System powinien umożliwiać udzielanie klientowi rabatu wartościowego lub procentowego przy rozliczaniu w kasie wejściowej. System lojalnościowy powinien być integralną częścią System.
16.System powinien posiadać możliwość dokonywania analiz na podstawie zgromadzonych danych.
17.System powinien być systemem otwartym, tzn. użytkownik-zamawiający może konfigurować system wg własnych wymagań, m.in. zmiana cen usług, towarów, oraz parametrów innych programu.
18.System powinien działać w stabilnym systemie operacyjnym (system operacyjny dostarczony zostanie w ramach niniejszego zamówienia) zapewniającym niezawodność, bezpieczeństwo danych oraz ochronę przed niepowołanym dostępem.
19.System powinien być systemem spełniającym wymogi polskiego prawa i sprawdzonym
w polskich warunkach. Powinien współpracować z zainstalowanym programem księgowym Ośrodka (Program Finanse DDJ firmy Wolters Kluwer SA ) oraz zapewnić przepływ żądanych informacji pomiędzy systemami, m.in. umożliwiać transfer danych sprzedaży do systemu księgowego.
20.System powinien współpracować z drukarkami fiskalnymi wyposażonymi w taśmy do drukowania paragonów o szerokości 57 mm z kopią elektroniczną
21.System powinien umożliwiać Zamawiającemu definiowanie uprawnień dla poszczególnych użytkowników systemu.
III. SZCZEGÓŁOWE FUNKCJE SYSTEMU:
1.Wbudowany system gotowych raportów i statystyk zawierających m.in.:
- Przekrojowe zestawienie informacji o obciążeniu obiektu i jego strefach oraz wykorzystaniu poszczególnych usług,
- Dokumenty sprzedaży (paragony; faktury; korekty; faktury do paragonów itp.),
- Rejestr sprzedaży VAT,
- Rejestr historii operacji nietypowych (np. anulowanie transakcji; edycja transakcji; itp.),
- Raporty kasowe, dokumenty kasowe KW i KP,
- System zapewni możliwość utworzenia nowych raportów w oparciu o dane zebrane w systemie. Dane zawarte w raportach określi Użytkownik.
- Harmonogramy, grafiki zajęć,
- Tworzenie rezerwacji jednorazowych i cyklicznych z uwzględnieniem miejsca (toru), godzin i dat, tj. sprzedaż usług wg planu zajęć,
- Modyfikacja i anulowanie rezerwacji,
- Obsługa grafików prowadzonych zajęć z podziałem na instruktorów, miejsca (toru), godzin i dat, - Statystyka liczby osób na zajęciach, statystyka wykorzystania rezerwacji,
- Możliwość definiowania dni świątecznych uwzględnianych przy definiowaniu rezerwacji cyklicznych., możliwość automatycznej wymiany danych między obiektami po rozbudowaniu systemu, możliwość eksportu na stronę internetową informacji m.in. bieżącego cennika, rodzajów prowadzonych zajęć i ich ceny, miejsc w poszczególnych grupach, harmonogramów wynikających z dokonanych rezerwacji w systemie, zarówno na bieżący jak i na kolejne dni.
2.Różnorodne, w tym dzielone/częściowe formy płatności dla pojedynczych transakcji (karta kredytowa, gotówka, bon itp.).
3.Tworzenia różnorodnych cenników: opłaty normalne i ulgowe, opłaty zróżnicowane
w zależności od dnia tygodnia i pory dnia, opłaty abonamentowe z określoną ilością wejść do wykorzystania, opłaty specjalne (opłata za kartę, opłata za zniszczenie lub zgubienie karty lub transpondera).
4.Posiadanie funkcji automatycznego naliczania opłat według wcześniej skonfigurowanych cenników.
5.Możliwość rozliczenia, ilościowego, punktowego, czasowego, kwotowego.
6.Sprzedaż usług wg planu zajęć.
7.Prezentacja w czasie rzeczywistym liczby klientów przebywających w obiekcie -
w różnych strefach oraz klientów, którzy zostali już rozliczeni w rozbiciu na klientów indywidualnych i grupowych.
8.Notatnik do przekazywania informacji dla zalogowanych użytkowników (pracownicy, instruktorzy, itd.).
9.Klawisze skrótów definiowane przez użytkownika, umożliwiające szybką obsługę klienta.
10.Praca z panelami dotykowymi.
11.Obsługa dodatkowych monitorów TV, paneli tablic informacyjnych, alfanumerycznych, reklamowych.
12.Zapamiętanie ustawień dla każdej stacji roboczej i każdego zalogowanego użytkownika (interfejs użytkownika).
13.Informacje o kliencie indywidualnym, grupowym czy korporacyjnym.
14.System notowania wiadomości do klientów.
15.Obsługa kart klienta w standardzie 125 KHz.
16.Obsługa szafek z ryglami elektro-magnetycznymi (funkcja ta zostanie uruchomiona
w kolejnym etapie po podłączeniu szafek do systemu).
17.Dynamiczne przypisywanie szafek w szatni męskiej, damskiej, osób niepełnosprawnych na pływalni (funkcja ta zostanie uruchomiona w kolejnym etapie po podłączeniu szafek do systemu).
18.Wizualizacja na ekranie w recepcji zajętości szafek w poszczególnych przebieralniach (funkcja ta zostanie uruchomiona w kolejnym etapie po podłączeniu szafek do systemu).
19.Zintegrowana obsługa zgłoszeń serwisowych dotyczących ESOK.
20.Wymiana danych pomiędzy różnymi obiektami Ośrodka, w szczególności uprawnień klientów.
21.Obsługa sprzedaży wieloskładnikowych (towary i abonamenty).
22.Mailing indywidualny i seryjny, do klientów bezpośrednio z programu z wykorzystaniem rozmaitych filtrów.
23.Historia korespondencji elektronicznej z każdym uczestnikiem zajęć, zarówno indywidualnych jak i zorganizowanych oraz z firmami.
24.Możliwość wysyłania dokumentów w wersji elektronicznej (faktury, umowy itp.).
25.Kreowanie szablonów dokumentów (umowy, regulaminy, itp.) z możliwością automatycznego wypełniania danymi klientów.
26.Mini księgowość (wystawianie, przeglądanie wystawionych i anulowanie dokumentów sprzedaży, faktury, rachunki, KW, KP, korekty, rejestry VAT, dokumenty zakupu, drukowanie duplikatów, faktur zbiorczych).
27.Obsługa grup (szkoły, stowarzyszenia sportowe itp.).
28.Tworzenie planowania godzinowego zajęć.
29.Rezerwacje zajęć - w tym także internetowe, możliwość sprawdzenia przez klienta
z wykorzystaniem internetu statusu swojego konta - ilość punktów, stan karty.
30.Możliwość wglądu bezpośrednio do bazy danych, możliwość dokonywania analizy na podstawie zebranych danych w szczególności w oparciu o system tabel przestawnych MS Excel, z możliwością exportu danych do plików zewnętrznych.
31.System kontroli uprawnień dla użytkowników oprogramowania.
32.Możliwość dokonywania opłat specjalnych takich jak: opłata startowa, opłata za zniszczenie, zgubienie karty lub transpondera.
33.Możliwość udzielania klientowi rabatu wartościowego lub procentowego przy rozliczaniu w kasie.
34.Generowanie zestawień podstawowych: raport bieżący, dzienny - zestawienia konfiguracyjne np.: użytkowników biletów, karnetów, użytkowników siłowni (bilety, karnety) użytkowników zajęć aerobiku (bilety, karnety), użytkowników kortu (bilety, karnety), użytkowników boisk zewnętrznych i hali sportowej, obłożenie obiektu w danej godzinie, dniu tygodnia, miesiącu, roku.
35.Generowanie zestawień kart i transponderów w użyciu, zagubionych, zniszczonych.
36.Kalkulator kasjerski- podający kasjerowi kwotę do oddania klientowi.
37.Posiadać oprogramowanie do obsługi szuflady kasy, drukarki fiskalnej i pozostałych elementów systemu.
38.Możliwość jednoczesnego rozliczania kilku klientów na jednym paragonie (w ramach rodziny).
IV. TRANSPONDERY
Transpondery - Zamawiający wymaga aby były identyfikatorami typu UNIQE 125 KHZ.
V. Dodatkowe informacje w zakresie systemu oraz wdrożenia oprogramowania
1. Analiza przedwdrożeniowa.
2. Instalacja i konfiguracja techniczna serwera (w tym trzech stanowisk - 2 kasowe oraz jedno administracyjne) i pozostałych urządzeń w obiekcie Białołęckiego Ośrodka Sportu
w Warszawie przy ulicy Światowida 56.
3. Instalacja brakującej infrastruktury: (w tym m.in. czytniki kart, czytnik stanu konta) wraz
z podłączeniem do Systemu.
4. Konfiguracja funkcjonalna i parametryzacja pod strukturę Białołęckiego Ośrodka Sportu.
Tworzenia sparametryzowanego układu wydruków.
5. Po uruchomieniu systemu zapewnienie przez Wykonawcę osobistego nadzoru pracownika przez okres 3 dni funkcjonowania systemu w obiekcie - m.in. 8 godz.
6. Przekazania haseł do serwera/ów (dane dostępu do poziomu administratora, roota).
7. Przekazania hasła/eł do aplikacji (dane dostępu do poziomu administratora).
8. Uruchomienie i udostępnienie administratorowi, narzędzia umożliwiającego wykonywanie poleceń select na bazie danych oraz eksport wyników do pliku csv.
9.Oprogramowanie sterowników ma być zlokalizowane w komputerze kasowym, umożliwiającym programowanie transponderów.
10.Czytnik transpondera wykonany z materiału odpornego na uszkodzenia mechaniczne oraz na zalanie wodą lub innym płynem.
11.Wykonawca jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu dokumentacji powykonawczej: projekt instalacji, elektroniczny schemat ideowy komputera sterującego, schematy ideowe połączeń pomiędzy poszczególnymi modułami oraz wszelkie hasła kody dostępu.
12.Wykonawca dostarczy certyfikaty zgodności wymagane prawem na poszczególne urządzenia i systemy będące przedmiotem zamówienia.
VI. ZESTAWIENIE URZĄDZEŃ WCHODZĄCYCH W SKŁAD SYSTEMU:
Dostawa, instalacja, konfiguracja i wdrożenie Systemu z niżej wymienionym wyposażeniem.
Wszystkie urządzenia systemu mają być nowe i nieużywane.
1.Czytnik ścienny informacyjny Montaż na płycie pływalni i przy recepcji kontrola czasu usługi. Czytnik pływalni wodoodporny. Zasilanie 12 VDC. Temperatura pracy: -10 st. C do 55 st. C szt. 2
2.Koncentrator serwera urządzeń z zasilaczem, (pozwala na komunikację serwera ze wszystkimi urządzeniami zewnętrznymi np. czytniki, sterowniki szafkowe, czytniki informacyjne na niecce pływalni)
Temperatura pracy: -10°C do 55°C
Temperatura przechowywania: -20°C do 70°C
Wilgotność względna (bez kondensacji): 0-95%
Napięcie zasilania: 12-20V AC albo 10-25V DC szt. 1
3.Transponder
Rozciągliwa opaska na rękę z zamontowanym kluczem będącym w posiadaniu Zamawiającego do otwierania szafek ubraniowych, na pływalni dwa kolory niebieski i żółty, pozostałe usługi hali sportowej, boisk zewnętrznych, siłowni w odrębnych kolorach. Pływalnia szatnia damska 100 sztuk, szatnia męska 100 sztuk, szatnia niepełnosprawnych 20 sztuk, siłownia 50 sztuk, hala sportowa 100 sztuk, boiska wielofunkcyjne 130 sztuk szt. 290
4.Karty abonamentowe Karty zadrukowane dwustronnie w pełnym kolorze wg projektu uzgodnionego z Białołęckim Ośrodkiem Sportu szt. 500
5.Czytnik stołowy (kasowy programator transponderów)
Zasilanie: 12V DC (+ żyła wewnętrzna) lub interfejsu USB
Zasięg odczytu: max 100 mm (mierzony prostopadle do obszaru aktywnego, zależy od typu identyfikatora)
Częstotliwość pracy: 13,56 MHz szt. 2
6.Oprogramowanie kompletne
W tym 2 stanowiska kasowe + jedno administracyjne, zgodnie z szczegółowym opisem zamówienia kpl. 1
Gwarancja, konserwacja, serwis:
1.Okres gwarancji liczy się od daty podpisania protokołu końcowego odbioru przedmiotu umowy i oddania przedmiotu zamówienia do eksploatacji.
2.W okresie gwarancji Wykonawca, zobowiązany jest na każde (telefoniczne lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) zgłoszenie przez Zamawiającego do świadczenia bezpłatnej pomocy (przewidywany limit średnio 5h miesięcznie z wyłączeniem konsultacji telefonicznej oraz informacji przesłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej):
technicznej zdalnie, technicznej w razie konieczności w siedzibie Zamawiającego, doradczej - na telefon oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej.
3.Gwarancja na wszystkie dostarczone i uruchomione w ramach niniejszego zamówienia urządzenia i oprogramowanie Systemu ESOK musi wynosić minimum 36 miesięcy.
4.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca świadczył pomoc techniczną serwisu w siedzibie Zamawiającego - jeżeli wymaga tego sytuacja - w czasie nie dłuższym niż 4 godziny od pisemnego zgłoszenia (telefoniczne lub za pośrednictwem poczty elektronicznej). |
