Przedmiotem zamówienia jest dzierżawa 7 wielofunkcyjnych laserowych urządzeń (A3 kolor) drukujących, kopiujących, skanujących, wolnostojących z podstawą (tzw. stand), wraz z obsługą serwisową w okresie 36 miesięcy od dnia podpisania umowy.
I. Lokalizacja:
1. Miejscem użytkowania urządzeń będą:
a) Urząd Miasta Zgierza, Plac Jana Pawła II 16, 95-100 Zgierz (5 urządzeń),
b) Urząd Miasta Zgierza, ul. ks. J. Popiełuszki 3a, 95-100 Zgierz (1 urządzenie),
c) Urząd Miasta Zgierza, ul. ks. Sz. Rembowskiego 1, 95-100 Zgierz (1 urządzenie).
II. Dostawa urządzeń i konfiguracja oraz szkolenia:
1. Dostarczone urządzenia winny być fabrycznie nowe, skonfigurowane zgodnie z wymaganiami Zamawiającego i gotowe do pracy,
2. Dostawa urządzeń nastąpi w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy na koszt Wykonawcy, w godzinach pracy Zamawiającego,
3. Instalacji i konfiguracji systemu zdalnej diagnostyki serwisowej dokonuje Wykonawca,
4. W ramach zamówienia Wykonawca, w ciągu 2 dni roboczych od daty zainstalowania urządzeń w siedzibach Zamawiającego, przeszkoli użytkowników i administratorów w zakresie prawidłowego użytkowania i obsługi urządzeń oraz podstawowego ich konfigurowania (np. dopisanie nowych użytkowników, adresów e-mailowych itp.),
5. W przypadku wymiany urządzeń na inne w wyniku serwisu lub naprawy, Wykonawcę obowiązują zapisy pkt. 1-4,
6. Instalacji i konfiguracji systemu zarządzania wydrukiem dokonuje Wykonawca na infrastrukturze sieciowej Zamawiającego,
7. Zamawiający dokona odbioru w dniu zakończenia instalacji urządzeń przez Wykonawcę w siedzibach Zamawiającego na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.
III. Obciążenie miesięczne dla poszczególnych urządzeń:
1. Zamawiający określa następujące parametry odnoszące się do miesięcznego obciążenia urządzeń w siedzibach Zamawiającego:
a) mono A4 - 77.000 stron miesięcznie,
b) mono A3 - 1.000 stron miesięczne,
c) kolor A4 - 3.000 stron miesięcznie,
d) kolor A3 - 2.000 stron miesięcznie.
2. Powyższe parametry stanowią przewidywany łączny zakres wszystkich wydruków dla wszystkich urządzeń w lokalizacjach wymienionych w pkt. I.1.
IV. Wymagania dotyczące urządzeń wielofunkcyjnych:
1. Specyfikacja techniczna ogólna:
a) urządzenie laserowe drukujące w trybie kolorowym w rozmiarze A3,
b) automatyczny podajnik dokumentów (do kopiowania i skanowania) na przynajmniej 50 kartek z funkcją dupleksu formatu A6-A3,
c) możliwość konfiguracji urządzenia z poziomu panelu dotykowego urządzenia oraz przez przeglądarkę internetową ze stacji roboczej Zamawiającego,
d) rozdzielność materiałów eksploatacyjnych: bębna i tonera,
e) wbudowany interfejs sieciowy o prędkości min. 100Base-TX RJ-45,
f) zalecane przez producenta optymalne obciążenie miesięczne na poziome przynajmniej 20.000 kopii,
g) minimum dwie kasety podajnika papieru o pojemności przynajmniej 500 arkuszy każda,
h) możliwość stosowania papieru o gramaturze co najmniej 250 g/m2,
i) wielkość pamięć RAM przynajmniej 2GB,
j) dysk twardy o pojemności przynajmniej 150 GB,
k) interfejs użytkownika panelu dotykowego urządzenia oraz sterowniki w języku polskim,
l) instrukcja obsługi w języku polskim,
m) komunikaty ekranowe panelu dotykowego w języku polskim,
n) podstawa umożliwiająca łatwe przemieszczanie urządzenia (np. na kółkach, wałkach itp. z możliwością ich blokady),
o) głośność pracy urządzeń max 65dB.
2. Specyfikacja kopiarki/drukarki:
a) prędkość kopiowania/drukowania dokumentów A4 w czerni i w kolorze: min. 21 str./min,
b) prędkość kopiowania/drukowania dokumentów A3 w czerni i w kolorze: min. 10 str./min,
c) prędkość kopiowania w dupleksie A4 w czerni - min. 18 str./min,
d) czas pierwszej kopii/wydruku w czerni max. 10 sekund,
e) rozdzielczość kopiowania A4 przynajmniej 600 x 600 dpi,
f) możliwość kopiowania dokumentów formacie A5-A3,
g) automatyczne kopiowanie dwustronne,
h) funkcja ZOOM w zakresie od 25% do 400%,
i) drukarka sieciowa,
j) obsługa klientów pracujących pod systemami operacyjnymi MS Windows XP (32/64); Windows Vista (32/64), Windows 7 (32/64) i nowsze, Server 2003 (32/64), Server 2008 (32/64) i nowsze,
k) sterowniki PCL6, PostScript3,
a) możliwość drukowania dwustronnego,
b) rzeczywista rozdzielczość drukowania przynajmniej 600 x 600 dpi.
3. Specyfikacja skanera:
a) skaner sieciowy,
b) prędkość skanowania dokumentów w czerni i w kolorze: min. 60 str./min,
c) rozdzielczość kopiowania max. 600x600 dpi,
d) przesyłanie zeskanowanych dokumentów poprzez SMTP na wskazany adres poczty elektronicznej na serwer SMTP określony przez Zamawiającego,
e) przesyłanie zeskanowanych dokumentów na serwer FTP lub/i dysk sieciowy,
f) książka adresów poczty elektronicznej dostępna z poziomu panelu dotykowego urządzenia,
g) możliwość zintegrowania książki adresowej z bazą adresów e-mail w Active Directory poprzez usługę LDAP,
h) skanowanie do dokumentów wynikowych zarówno kolorowych, jak i czarno-białych,
i) skanowanie dokumentów zarówno jednostronnych, jak i dwustronnych,
j) zapisywanie zeskanowanych dokumentów przynajmniej w formatach: JPEG, TIFF, PDF, PDF z możliwością wyszukiwania tekstów i inne.
4. Wymagane zabezpieczenia urządzenia:
a) dostęp do urządzenia poprzez autoryzację kartami zbliżeniowymi oraz Microsoft Active Directory (AD),
b) autoryzacja za pomocą karty zbliżeniowej Roger z serii EM 125 kHz oraz loginu i hasła użytkownika z AD (w przypadku, gdy autoryzacja kartą nie będzie możliwa),
c) możliwość importowania użytkowników z bazy Microsoft Active Directory (AD),
d) nie mniej niż 300 obsługiwanych kont,
e) indywidualne definiowanie funkcji dostępnych dla użytkownika (drukowanie, kopiowanie, skanowanie, kolor, monokolor).
5. System zdalnej diagnostyki serwisowej winien:
a) oferować interfejs użytkownika oparty o przeglądarkę internetową,
b) oferować możliwość zarządzania flotą urządzeń, centralnie poprzez klienta opartego o przeglądarkę internetową,
c) umożliwiać zamawianie bezpośrednio w systemie tonerów do urządzeń,
d) udostępniać podgląd stanu urządzenia oraz poziomu tonerów,
e) umożliwiać konfigurację reguł, które automatycznie wygenerują powiadomienie w formie wiadomości e-mail w przypadku awarii urządzenia,
f) umożliwić automatyczne generowanie zamówienia w formie wiadomości e-mail na tonery w przypadku gdy poziom danego materiału spadnie poniżej X %. Gdzie X oznacza wybraną przez Zamawiającego wartość,
g) mieć możliwość automatycznego generowania znaczników flag dla danego urządzenia w zależności od jego licznika końcowego lub daty,
h) mieć możliwość automatycznego generowania raportów na temat urządzeń dotyczących: stanu liczników, wolumenu wyprodukowanych w danym okresie dokumentów, ilości kWh energii zużytych w danym okresie czasu w przeliczeniu na wydrukowaną ilość stron, zgodnie z zadanym przez Zamawiającego harmonogramem,
i) umożliwiać grupowanie urządzeń według określonej przez Zamawiającego struktury, np.: Wydziały, budynki, etc.
j) musi umożliwiać konfigurowanie częstotliwości występowania określonych zdarzeń (kończący się toner, przekroczona żywotność bębna, kody awarii serwisowych, etc.) w danym okresie czasu na podstawie, których to informacji zostanie stworzone automatyczne powiadomienie,
k) musi umożliwiać definiowanie wydajności tonerów jako liczby stron, do których wyprodukowania mogą posłużyć dane materiały eksploatacyjne.
6. System zarządzania wydrukiem winien zapewnić:
a) w zakresie bezpieczeństwa:
- wydruk poufny,
- autoryzację użytkownika,
- zapis autoryzacji.
b) w zakresie centralnego zarządzania konfiguracją urządzeniami i ich monitorowania:
-automatyczne wykrywanie urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek w sieci zamawiającego (możliwość definiowania zakresu skanowanych adresów IP),
- zarządzanie dostarczonymi urządzeniami (centralna konfiguracja parametrów i ustawień urządzenia),
- automatyczne rejestrowanie i informowanie o statusie urządzeń,
- importowanie i eksportowanie danych autoryzacyjnych pomiędzy różnymi urządzeniami,
- zarządzanie przez klienta oparte na przeglądarce internetowej,
- automatyczne generowanie powiadomienia (alerty i ostrzeżenia) w przypadku awarii urządzenia lub spadku poziomu tonera poniżej zadanej wartości progowej w urządzeniu lub osiągnięciu elementów eksploatacyjnych żywotności określonej przez producenta,
- powiadamianie administratora zamawiającego (poprzez e-mail) o awarii urządzenia.
c) w zakresie centralnego zarządzania kontami użytkowników:
- współpraca z Microsoft Active Directory (AD),
- identyfikacja właściciela zadania na podstawie loginu sieciowego z AD,
- rejestrowanie użytkowników i przydzielanie im indywidualnych uprawnień,
- definiowanie uprawnień do kopiowania lub drukowania dla użytkownika lub grupy.
d) w zakresie centralnego monitorowania i kontroli kosztów produkcji dokumentów:
- zliczanie wydruków (rozróżnianie monochromatycznych i kolorowych),
- zliczanie kopiowania (rozróżnianie monochromatycznych i kolorowych),
- obliczanie kosztów,
- grupowanie urządzeń według zadanej struktury (podział na jednostki organizacyjne, budynki, itp.),
- automatyczne raportowanie według harmonogramu: stanu liczników, liczby wyprodukowanych w danym okresie dokumentów, awarii, zużycia materiałów eksploatacyjnych i ich wydajności, ilości zużytej energii w danym okresie czasu np. w przeliczeniu na wydrukowaną ilość stron dla zadanej struktury i warunków,
- eksport raportu do PDF, XLS, CSV, XML.
e) w zakresie funkcjonalności systemu:
- zapewnienie wydruku podążającego, pozwalającego na podjęcie wydruku użytkownika na dowolnym urządzeniu w obrębie urządzeń kompatybilnych z charakterystyką danego wydruku (język opisu strony, format mono/kolor), do których dostęp jest autoryzowany,
- zapewnienie możliwości zarządzania przez użytkowników systemu drukowania i kopiowania własnym kontem prac poprzez panel urządzenia wielofunkcyjnego,
- po uprzedniej autoryzacji przy urządzeniu na panelu urządzenia wyświetlone będą wszystkie prace użytkownika skierowane do wydruku,
- na poziomie panelu urządzenia użytkownik będzie mógł wykasować wydruk, wygenerować wydruk lub edytować ustawienia wydruku w zakresie następujących parametrów: zmiana z wydruku kolorowego na monochromatyczny, z simpleksu na dupleks i odwrotnie, zmieniać wielokrotność druku, zakres stron drukowanych oraz wybór kaset na papier.
f) w zakresie zgodności z systemami operacyjnymi:
- Windows Server 2003 (32/64), Windows Server 2008 (32/64), Windows 7 (32/64) i nowsze.
V. Serwis
1. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni obsługę serwisową przez okres obowiązywania umowy wliczoną w cenę dzierżawy co oznacza, że zakres obsługi serwisowej przedstawiony w pkt. 2 będzie zrealizowany przez Wykonawcę bez dodatkowych kosztów obciążających Zamawiającego.
2. Wykonawca zapewni obsługę serwisową w miejscu użytkowania urządzeń w następującym zakresie:
a) przeglądów konserwacyjnych urządzeń z częstotliwością zalecaną przez producenta,
b) dostawy wszystkich materiałów eksploatacyjnych (tonerów, bębnów, etc.) i części zużywających się do końca następnego dnia roboczego po otrzymaniu przez Wykonawcę zamówienia,
c) dostarczone materiały eksploatacyjne i zużywające się części muszą być produktami oryginalnymi, nieużywanymi, zgodne z zaleceniami producenta,
d) wymiany materiałów eksploatacyjnych lub innych materiałów zużywających się przeznaczonych do wymiany.
3. Serwis winien być świadczony w dniach roboczych tygodnia w godzinach 8:00-16:00 w miejscu użytkowania urządzeń.
4. Czas reakcji na zgłoszenie serwisowe (rozumiany jako podjęcie działań diagnostycznych i kontakt z Zamawiającym): 8 godzin od momentu przyjęcia zgłoszenia.
5. Czas naprawy nie dłuższy niż 3 dni robocze.
6. W przypadku, gdy naprawa urządzenia przekracza 3 dni robocze, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu urządzenie zastępcze o takich samych lub lepszych parametrach, zgodnie z pkt. II.5 najpóźniej w następnym dniu roboczym po czasie określonym w pkt. 3.
7. Wymiana urządzenia na nowe również w przypadku wystąpienia trzech awarii tej samej części lub podzespołu.
VI. Zobowiązania Wykonawcy
1. Dokonywanie deinstalacji, transportu i ponownej instalacji urządzeń w przypadku zmiany lokalizacji.
2. Dostarczenie wszystkich niezbędnych materiałów eksploatacyjnych (w tym tonerów), podzespołów i części, z wyłączeniem papieru.
3. W ciągu 7 dni od daty wygaśnięcia umowy Wykonawca dokona odbioru urządzeń z siedzib Zamawiającego na swój koszt, na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego |
