Zakres zamówienia:
A. Dostarczenie i zainstalowanie oprogramowania użytkowego z bezterminowymi licencjami dla 30 równoczesnych użytkowników - Zintegrowanego Systemu Informatycznego do zarządzania (zwanego dalej ZSI), wykonanego w technologii bazodanowej SQL, który powinien obejmować następujące zagadnienia:
1.Księgowość i finanse w tym obsługa kasy i banków
2.Rozrachunki i windykacja należności
3.Rozliczenie wspólnot mieszkaniowych
4.Obsługa opłat czynszowych
5.Rozliczenie mediów
6.Ewidencja środków trwałych
7.Gospodarka Magazynowa
8.Kadry-Płace
9.Obsługa sprzedaży
10.Centralna ewidencja zasobów
11.Biuro obsługi klienta i rejestracja korespondencji
12.Obsługa wydziału remontowego.
A.1.Ogólne wymagania funkcjonalne.
Oferowany System Informatyczny musi być kompleksowy i charakteryzować się następującymi ogólnymi cechami:
1. ZSI musi być systemem w pełni zintegrowanym, pracującym na jednej - wspólnej dla wszystkich użytkowników - platformie programowej i bazie danych, umożliwiającym dostęp do informacji bezpośrednio po jej wprowadzeniu w różnych przekrojach i szybki podgląd z różnych poziomów i przez różnych użytkowników;
2. Wszystkie moduły programowe oferowanego ZSI muszą pochodzić od jednego producenta oprogramowania.
3. ZSI musi być oparty o nowoczesną serwerową technologię bazodanową SQL, zapewniającą pełną ochronę danych, ciągłą archiwizację oraz pełny wielodostęp;
4. ZSI musi być wyposażony w polskojęzyczny interfejs (wszystkie komunikaty, menu, raporty, pomoc kontekstowa, okna do wprowadzania danych, podpowiedzi, zapytania, instrukcje dla użytkownika i inne).
5. Interfejs użytkownika ZSI musi umożliwiać pracę w środowisku MS WINDOWS;
6. ZSI musi spełniać aktualnie obowiązujące wymogi polskiego prawa, ustawy o własności lokali, o rachunkowości i rozliczeniach podatkowych oraz ustawy o ochronie danych osobowych;
7. ZSI musi być systematycznie aktualizowany, zgodnie ze zmieniającymi się przepisami;
8. ZSI musi przechowywać dane historyczne (zapis nowej informacji nie może spowodować utraty dotychczasowej informacji; poprzednia wartość musi być zapamiętana wraz z okresem, w którym obowiązywała).
9. ZSI musi być oparty o jedną, wspólną dla wszystkich użytkowników systemu bazę danych źródłowych, takich jak słowniki: ulic, nieruchomości, budynków, obiektów, liczników, płatników, banków, komórek organizacyjnych, zleceń, pracowników, itp.
10. ZSI ma pracować w technologii Klient-Serwer z możliwością równoczesnego korzystania z bazy danych przez wielu użytkowników, w tym użytkowników pracujących poza siedzibą firmy.
11. Przejście z jednego modułu do drugiego (w ramach uprawnień użytkownika) następuje bez konieczności ponownego logowania się do następnego modułu - dostęp do wszystkich przyznanych użytkownikowi zasobów systemu ma być zapewniony po jednokrotnym wpisaniu identyfikatora (nazwy) użytkownika i jego hasła.
12. ZSI musi umożliwiać pracę zdalną w trybie on-line na bazie danych serwera ze stanowisk zlokalizowanych poza siedzibą GTBS;
13. Musi przechowywać informacje o użytkowniku dokonującym modyfikacji (co najmniej ostatniej) konkretnego dokumentu, oraz datę i dokładny czas wykonania tej operacji;
14. Musi zapewnić dokładne określenie praw dostępu poszczególnych użytkowników systemu do poszczególnych grup danych oraz operacji, jakie może na nich wykonać (wprowadzanie, aktualizacja, przeglądanie, usuwanie);
15. System musi mieć możliwość pełnej archiwizacji danych oraz możliwość łatwego odtworzenia danych w razie awarii.
16. Okna prezentujące dane w postaci tabelarycznej muszą być wyposażone w funkcjonalności sortowania według wybranych kolumn oraz zakładania przez użytkownika filtra wyświetlanej zawartości.
17. System musi umożliwiać wykonywanie wydruków na dowolnym urządzeniu drukującym zainstalowanym w środowisku Windows.
18. ZSI musi posiadać zabezpieczenia przed skasowaniem danych, które są powiązane z innymi danymi w systemie lub ich ostateczność została potwierdzona w inny sposób - poprzez odpowiednio wysoki status, przynależność do już zamkniętego miesiąca, itp.
19. System musi posiadać mechanizmy kontroli spójności wprowadzanych danych, w tym wymuszanie pól obowiązkowych.
20. Musi umożliwiać budowanie raportów samodzielnie przez użytkownika, wraz z możliwością ograniczania dostępu innym użytkownikom do poszczególnych raportów w zakresie podglądu, edycji i usuwania. Wymagane jest, aby razem z systemem zostały dostarczone narzędzia umożliwiające samodzielne tworzenie zestawień przez użytkowników;
21. Musi mieć możliwość wprowadzania samodzielnie przez użytkownika nowych pól do kartotek bazy danych, składników czynszowych i płacowych oraz nowych słowników, bez potrzeby wzywania konsultanta Wykonawcy. Wprowadzane informacje w nowych polach muszą być obsługiwane przez oprogramowanie w zakresie doboru danych do przeglądania, lub wydruków wg kryteriów zadanych przez użytkownika;
22. Musi współpracować z pakietem pracy biurowej MS Office oraz Oppen Office ; przekazywanie wybranych fragmentów tabel z danymi, lub tekstów do wymienionych programów powinno być dostępne dla użytkownika poprzez funkcję -kopiuj do schowka-, lub inny równie prosty w obsłudze sposób;
23. Musi umożliwiać automatyczne generowanie sprawozdań wymaganych przepisami, w formacie dokumentów wymaganym przez instytucje zewnętrzne (Urząd Skarbowy, ZUS ) a w obszarach dopuszczonych przez organy państwowe - także w postaci e-deklaracji;
24. System ma umożliwiać bezproblemową zmianę na walutę Euro, w przypadku przystąpienia Polski do unii monetarnej.
25. Musi mieć opracowany zestaw dokumentacji zawierający instrukcje obsługi dla użytkowników oprogramowania w postaci podręczników w języku polskim.
26. ZSI poza posiadanymi wymaganiami funkcjonalnymi , musi posiadać narzędzia i funkcjonalności potocznie uznawane za standardowe oraz charakterystyczne i obligatoryjne dla specyfiki prowadzonej przez GTBS działalności .
27. ZSI musi posiadać możliwość rozbudowy o dodatkowe moduły , posiadać system kontroli uprawnień użytkowników i zapewniać ochronę danych
28. ZSI ma umożliwiać dostęp wraz z przesyłem danych ze zdalnego stanowiska użytkownika
B. Dostarczenie i zainstalowanie bazy danych, niezbędnej do uruchomienia ZSI,z licencjami dla 30 równoczesnych użytkowników.
Wymagana licencja na bazę danych udzielona zamawiającemu, na okres nie krótszy niż 2 lata.
Dostawa, instalacja i konfiguracja niezbędnego środowiska informatycznego obejmującego:
1. oprogramowanie systemowe,
2. oprogramowanie bazodanowe,
3. inne oprogramowanie narzędziowe i administracyjne niezbędne do uruchomienia i prawidłowej eksploatacji ZSI,
4. dostarczenie wraz z systemami wszelkich niezbędnych licencji.
Przedmiotem zamówienia jest również przeniesienie istniejących baz danych do nowego ZSI.
C. Dobór i dostarczenie serwera z oprogramowaniem w języku polskim do proponowanego ZSI.
D. Nadzór nad wdrażaniem ZSI obejmujący:
1. wykonanie analizy przedwdrożeniowej , przedstawienie harmonogramu wdrażania ZSI,
2. instalację oprogramowania na serwerze i stacjach roboczych,
3. parametryzację ZSI,
4. przeniesienie i konwersję danych z dotychczasowych programów Zamawiającego do ZSI,
5. szkolenia stanowiskowe dla użytkującego personelu oraz szkolenie pracowników w zakresie administrowania oprogramowaniem ,
6. przetwarzanie testowe.
E. Powdrożeniowa obsługa informatyczna w zakresie eksploatacji ZSI w okresie 36 miesięcy od zakończenia wdrożenia . Przedmiot zamówienia powinien obejmować dostawę bezterminowej licencji na oprogramowanie ZSI lub zapis , że oprogramowanie staje się własnością GTBS.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zostanie doprecyzowany po przeprowadzeniu negocjacji.Wskazane jest aby Wykonawca zapoznał się z siecią komputerową i uwarunkowaniami technicznymi Zamawiającego. |
