Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kart usług, a także projektów procedur
monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP w łącznej ilości 5 usług, w tym 2 usługi dla SP i 3 usługi dla UM.
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań:
Opracowanie i wdrożenie kart usług oraz procedur ich aktualizacji i monitorowania
w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach i Urzędzie Miasta Siemiatycze, a mianowicie:
a. dokonanie przeglądu opisów usług zawartych na stronach WWW i BIP Urzędów,
b. przygotowanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa spisu wszystkich usług do realizacji przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze,
c. opracowanie merytoryczne we współpracy z pracownikami SP i UM Kart Usług dla
wszystkich usług wynikających z przygotowanego spisu usług nie mniej niż po 50 kart dla SP i UM. Każda karta ma zawierać:
- Wydział -stanowisko
- Nazwa usługi -temat
- Wymagane dokumenty
- Miejsce złożenia dokumentów
- Osoby do kontaktu
- Opłaty
- Termin i sposób załatwienia
- Podstawa prawna
- Tryb odwoławczy
- Dodatkowe informacje, uwagi
- Formularze do pobrania
d. Opracowanie merytoryczne i graficzne formularzy wniosków dotyczących wszystkich usług świadczonych w poszczególnych wydziałach SP i referatach UM,
e. Przeprowadzenie procesu weryfikacji Kart Usług przez naczelników, kierowników
referatów i innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
f. Opracowanie szablonu graficznego Kart Usług dla elektronicznej i papierowej wersji Kart Usług dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
g. Opracowanie graficzne wszystkich Kart Usług na szablonie karty wszystkie karty muszą być jednorodne pod względem formatu i standardu opracowania usług dla każdego Urzędu,
h. Opracowanie i wykonanie zestawu Kart Usług po uwzględnieniu uwag naczelników
i kierowników w formie elektronicznej i papierowej,
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie
edytowalnym doc. lub rtf. i pdf,
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram na m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w jednym egzemplarzu,
i. Opracowanie zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw kart usług oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy poprzez:
- weryfikację dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania
i udostępniania klientom opisu usług i formularzy określenie słabych i mocnych
stron,
- opracowanie projektu założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych
z opisami załatwiania spraw usług oraz zasad tworzenia formularzy,
j. Opracowanie metod monitoringu kart dla oceny przejrzystości, jasności, jednoznaczności kart usług dla klienta opracowanie ankiety wstępnej dla badań bezpośrednio i on-line,
k. Przeprowadzenia badań pilotażowych Kart Usług przy pomocy wypracowanych
wcześniej narzędzi na grupie min. po 50 klientów UM i SP.
l. Opracowanie wyników badań w formie raportu i weryfikacja Kart Usług zgodnie
z wynikami analizy badań,
m. Opracowanie ostatecznej wersji elektronicznej i papierowej Kart Usług
z uwzględnieniem analiz, uwag naczelników i kierowników i innych danych zebranych w trakcie realizacji umowy.
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie
edytowalnym doc. lub rtf. i pdf.
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram na m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w trzech egzemplarzach, jeden zestaw kart w formie połączonego trwale
zestawu z podziałem na wydziały, referaty poszczególnych JST w uzgodnieniu
z zamawiającym.
n. Opracowanie ostatecznej wersji narzędzia do monitorowania kart dla badań bezpośrednio i on-line
o. Opracowanie projektu dokumentu procedury aktualizowania i monitorowania Kart Usług dla Starostwa Powiatowego i Miasta Siemiatycze.
p. Przeprowadzenie badań oceny kart przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi.
Badanie ma być przeprowadzone minimum trzy miesiące od opublikowania kart na
stronach internetowych jst i udostępnienia w Punkcie Obsługi Klienta w SP i Biurze
Obsługi Klienta w UM na grupie po minimum 100 klientów każdego jst. Opracowanie
raportu końcowego z badań zawierającego rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian.
Uruchomienie na portalu ePUAP -http:epuap.gov.pl pięciu usług elektronicznych:
- dwóch dla starostwa powiatowego:
- wniosek o wydanie decyzji zezwalającej na sprowadzenie zwłok,
- zgłoszenie prac geodezyjnych i kartograficznych
- trzech dla urzędu miasta:
- wniosek o wyrażenie zgody na używanie herbu miasta,
- deklaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
- wniosek o dofinansowanie utylizacji azbestu.
Dla każdej z usług należy zrealizować następujące działania:
a. zebranie danych źródłowych, opracowanie dokumentu opisującego proces realizacji w oparciu o opracowane karty usług,
b. przygotowanie docelowego modelu usługi realizowanej na platformie ePUAP,
c. przygotowanie karty informacyjnej usługi,
d. wykonanie formularzy elektronicznych dotyczących ww. usług,
e. przygotowanie aplikacji do instalacji formularzy na koncie urzędu,
f. przygotowanie instrukcji instalacji usługi,
g. przygotowanie instrukcji korzystania z usługi na platformie ePUAP,
h. instalacja usług elektronicznych na kontach wskazanych przez urzędy,
i. dodanie tych usług do katalogu usług publicznych na platformie ePUAP,
j przekazanie formularzu do CRD Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów,
k. prezentacja wykonanych usług i przeprowadzenie instruktażu korzystania z tych usług dla administratorów w urzędach.
Przygotowane dokumenty elektroniczne powinny być zgodne ze standardem dokumentów ePUAP, które oparte są o format XML oraz zgodne z aktualnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Format wzorów powinien być zgodny z formatem przyjętym dla Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów.
Do formularzy należy dołączyć opis ich formatu elektronicznego oraz układu informacji i powiązań między nimi zgodnie z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych usług na inne w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.
Zamawiający wymaga, aby co najmniej 60 godzin -po 30 na Urząd zostało zrealizowane w siedzibie Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta Siemiatycze z przeznaczeniem na 4 konsultacje z pracownikami w zakresie opracowania kart usług, narzędzi do oceny kart, prezentacji wyników badań.
Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi w formie pisemnej Zamawiającemu szczegółowy harmonogram prac realizacji kolejnych etapów zamówienia. |
