2. Przedmiot zamówienia:
2.1. Ogólny zakres zamówienia
1) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wyjazdowej zagranicznej misji gospodarczej pionkowskich przedsiębiorców do jednego z państw Unii Europejskiej (zwanej dalej Misją), połączonej z dwudniowym udziałem w międzynarodowych targach inwestycyjnych (lub dotyczących nieruchomości) odbywających się w okresie od 20.09.2012 r. do 21.12.2012 r. Wszystkie czynności w ramach powyższego zadania Wykonawca będzie realizował ściśle według wskazówek Zamawiającego. Wykonawca złoży u Zamawiającego fakturę VAT za wykonane usługi po zakończeniu Misji, ale nie później niż 27.12.2012 r.
W ramach zamówienia wykonawca zorganizuje wyjazd na następujące targi (do wyboru) lub inne podobne o podobnej renomie:
EXPO REAL 2012
Międzynarodowe Targi Inwestycyjne i Nieruchomości Komercyjnych EXPO REAL 2012
Miasto targów: Monachium
Kraj targów: Niemcy
Branża: targi nieruchomości i inwestycyjne
data rozpoczęcia targów: 08.10.2012
data zakończenia targów: 10.10.2012
GEWWIN MESSE 2012
Europejskie Targi inwestycyjne GEWWIN MESSE 2012 Vienna
Miasto targów: Wiedeń
Kraj targów: Austria
Branża: targi nieruchomosci i inwestycyjne
data rozpoczęcia targów: 18.10.2012
data zakończenia targów: 19.10.2012
BARCELONA MEETING POINT
Europejskie Targi inwestycyjne Barcelona Meeting Point
Miasto targów: Barcelona
Kraj targów: Hiszpania
data rozpoczęcia targów: 17.10.2012
data zakończenia targów: 21 .10.2012
MAPIC 2012
Międzynarodowe Targi Inwestycji Komercyjnych MAPIC 2012
Miasto targów: Cannes
Kraj targów: Francja
Branża: targi nieruchomosci i inwestycyjne
data rozpoczęcia targów: 14.11.2012
data zakończenia targów: 16.11.2012
2) Planowana ilość uczestników Misji wyniesie 22 osoby, to jest:
a) 10 przedsiębiorców po 2 przedstawicieli (20 osób) z miasta Pionki,
b) 2 przedstawicieli Urzędu Miasta Pionki,
3) Misja jest realizowana w ramach projektu unijnego pt.: Pionki miejscem sukcesu - promocja gospodarcza Mazowsza, który został zgłoszony w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 - 2013, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, Priorytet I. Tworzenie warunków dla rozwoju potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości na Mazowszu, Działanie 1.7 Promocja Gospodarcza. Wszystkie zadania należy realizować zgodnie z regulaminem konkursu dla działania 1.7 (dostępnym na www.mazowia.eu) oraz zgodnie z Zasadami kwalifikowania wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 - 2013 (również dostepnym na www.mazowia.eu).
4) Wszystkie działania podejmowane w ramach projektu (np.: korespondencja, działania informacyjno-promocyjne) muszą być prowadzone zgodnie z WYTYCZNYMI DLA BENEFICJENTÓW W ZAKRESIE DZIAŁAŃ INFORMACYJNO - PROMOCYJNYCH W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO 2007- 2013 (dostępnymi na www.mazowia.eu). Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania ww. zapisów Wytycznych ... w procesie realizacji zamówienia.
2.2. Organizacja i promocja Misji
1) Wykonawca opracuje w ciągu 5 dni roboczych od daty podpisania umowy:
a) regulamin uczestnictwa w Misji (w oparciu o wytyczne otrzymane od Zamawiającego),
b) kryteria rekrutacji (w oparciu o wytyczne otrzymane od Zamawiającego),
2) Wykonawca przeprowadzi pod nadzorem Zamawiającego proces rekrutacyjny - weryfikację zgłoszeń - i wyłoni 10 przedsiębiorców zgodnie z kryteriami rekrutacji oraz regulaminem uczestnictwa w Misji, o którym mowa w punkcie 1),
3) Wykonawca zamieści ogłoszenia w mediach lokalnych (prasa - format 1/2 strony, druk w technice full color, Internet), minimum informację o misji, tytuły najpóźniej 7 dni roboczych od daty podpisania umowy. Treść ogłoszenia oraz media do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie do 5 dni roboczych od daty podpisania umowy. Wykonawca poinformuje o Misji przedsiębiorców w Pionkach - wg wskazówek Zamawiającego. Baza firm do pozyskania przez Wykonawcę. Powyższe działania zostaną wykonane w terminie do 8 dni roboczych od daty podpisania umowy.
4) Wykonawca zaprojektuje, wykona, zmontuje przenośne stoisko wystawiennicze miasta Pionki wraz z wyposażeniem:
a) Całkowita powierzchnia: minimum 12 m2 ,
b) Wykonanie w systemie aluminiowym, wykończone w tonacji zielono - białej,
c) Wypełnienia ścianek / paneli materiałem drewnopodobnym typu płyta HDF (3mm), MDF 8-12 mm lub płyta w okleinie PCV,
d) Stoisko powinno być wyposażone w minimum: oświetlenie metalohalogenowe koloru białego mocowane w systemie szyno-przewodów, monitor LCD bądź LED o minimalnej przekątnej 42cale umożliwiający wyświetlanie prezentacji, laptop z ekranem 13cali do 14,4 cali (architektura 64 bitowa, procesor Intel typu i5 lub równoważny o wydajności wg chip.pl, pamięć RAM min. 4 GB, pamięci DDR3 1333 MHz, dysk SSD o pojemności min. 160GB, akumulator o pojemności co najmniej 5600mAh, wyjście HDMI, Wi-Fi, USB 3.0, Win 7 64bity PL, kabel HDMI notebook-monitor LCD bądź LED długości 5m, torba na notebooka), wykładzinę dywanową, stojaki na broszury, kosz na śmieci, zasilanie elektryczne i przedłużacz, min. 3 półki wspornikowe, 2 stoliki o powierzchni min. 1,5 m2, min. 4 krzesła,
e) Stoisko powinno być wykonane w jednolitej tonacji graficznej. Ponadto grafika stoiska powinna zawierać elementy graficzne nawiązujące do miasta Pionki, oraz biało-czerwone nawiązujące do flagi Polski bądź też samą flagę. Konstrukcja powinna być zwieńczona dużym elementem reklamowym umieszczonym na wysokości ok. 2 m. z napisem Miasto Pionki i powierzchni min. 1 m2.
f) Na stoisku powinna być widoczna informacja na temat finansowania projektu ze środków UE oraz oznaczenie graficzne zgodne z wymogami RPO.
g) Wyżej opisane stoisko jest wykonywane na potrzeby targów odbywających się w jednym z krajów Unii Europejskiej. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił transport, montaż i demontaż konstrukcji na miejsce i z miejsca targów w taki sposób, aby od pierwszego dnia targów stoisko było w pełni złożone i funkcjonalne. Wyposażenie stoiska zakupi jako nowe rzeczy Wykonawca. Wyposażenie stoiska jest własnością gminy od dnia przekazania wyposażenia. Wyposażenie po zakończeniu targów zostanie przywiezione przez Wykonawcę do UM Pionki, Al. Jana Pawła 15 w terminie 7 dni od zakończenia targów.
5) Wykonawca zorganizuje noclegi dla wszystkich 22 uczestników Misji podczas jej trwania. Należy zarezerwować minimum 3 noclegi tj. 2 dni targowe oraz jeden przed targami ze śniadaniem, w pokojach dwuosobowych z łazienkami. Wykonawca zapewni pełne wyżywienie uczestników misji (3 posiłki dziennie: śniadanie, obiad, kolacja) oraz suchy prowiant na drogę powrotną.
6) Wykonawca zapewni transport dla 22 uczestników misji na trasie Pionki- miejsce misji - Pionki. Wykonawca poniesie wszystkie koszty związane z transportem tj. bilety, opłaty itp.
7) Wykonawca ubezpieczy uczestników Misji w Towarzystwie Ubezpieczeń. Ubezpieczenie musi obejmować co najmniej następujący zakres: koszty leczenia - 100 tys. EURO, NNW - 45 tys. PLN, bagaż podróżnego - 10 tys. PLN, OC - 100 tys. PLN. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wglądu polisy wszystkich uczestników najpóźniej na trzy dni przed pierwszym dniem targowym.
8) Wykonawca zabezpieczy na potrzeby sprawnej organizacji Misji usługi pilota grupy ze znajomością języka polskiego i kraju organizacji misji. Do zadań pilota grupy należy zapewnienie: prawidłowego przebiegu misji gospodarczej, komunikacja z organizatorami targów, obsługą hotelów, udział w spotkaniach z partnerami biznesowymi, świadczenie usług w zakresie komunikacji z odwiedzającymi stoisko.
9) Wykonawca zabezpieczy usługi tłumaczenia ustnego dla uczestników Misji w czasie ich pobytu. Za granicą. Wymagana jest praca tłumacza podczas targów oraz podczas spotkań biznesowych. Do dyspozycji uczestników Misji będzie tłumacz ze znajomością języka polskiego i kraju organizacji misji oraz dodatkowo języka angielskiego. Tłumacz powinien legitymować się doświadczeniem w tłumaczeniach tekstów ekonomiczno- gospodarczych. Zamawiający dopuszcza zatrudnienie tłumaczy do dyspozycji uczestników Misji bezpośrednio w kraju organizacji misji z wykorzystaniem usług tłumaczenia oferowanych wystawcom przez organizatora targów lub innych miejscowych. Koszty tłumaczeń zgodnie z Zasadami kwalifikowania wydatków w ramach RPO WM 2007 - 2012 nie mogą przekraczać 10 % całkowitej wartości projektu.
10) Wykonawca zabezpieczy także transport autokarowy dla uczestników Misji na trasie hotel - targi/miejsca spotkań - hotel według programu Misji. Firma transportowa zaproponowana przez Wykonawcę musi dysponować pojazdami o wysokim standardzie , wyposażonymi w klimatyzację i miejsce na bagaż, pozwalające na swobodny transport dla co najmniej 22 osób + osoby obsługi: pilot, tłumacz/e.
11) Wykonawca zapewni transport materiałów promocyjnych Zamawiającego (ulotek, folderów reklamowych, mapek, płyt CD, gadżetów promocyjnych, stoiska wystawienniczego Miasta Pionki oraz przedsiębiorców biorących udział w misji ) oraz pozostałych uczestników Misji . Miejscem przeznaczenia materiałów promocyjnych będzie właściwe stoisko targowe w hali targów. Materiały powinny zostać dostarczone do hali targowej najpóźniej w dniu przylotu uczestników. Materiały zostaną odebrane przez Wykonawcę od Zamawiającego przed wyjazdem. Koszty transportu eksponatów (wraz z ubezpieczeniem) oraz uczestników misji pokryje wykonawca.
12) Wykonawca sporządzi sprawozdanie z misji gospodarczej z podpisaną listą uczestników misji.
2.3. Udział w targach
1) W ramach realizacji tej części zadania, Wykonawca będzie pośredniczył w kontaktach pomiędzy organizatorem targów a Zamawiającym i kompleksowo przygotuje udział wskazanych osób, wg wskazówek Zamawiającego, w targach w charakterze wystawcy.
2) Wykonawca zakupi: min. 12 m kw. powierzchni stoiska Targów dla potrzeb miasta Pionki w celu zmontowania stoiska o którym mowa w pkt. 2.4).
3) Wykonawca Zakupi u organizatora targów bilety wstępu na targi dla uczestników Misji na dwa kolejne dni targowe.
4) Spełnienie wszelkich niezbędnych wymagań formalnych, stawianych przez organizatora targów, dotyczących rejestracji i uczestnictwa członków Misji (np. wypełnienie i wysłanie zgłoszeń, doprowadzenie do ewentualnego podpisania umowy z organizatorem).
2.4. Spotkania biznesowe
W ramach realizacji Misji Wykonawca zorganizuje spotkanie pomiędzy przedsiębiorcami polskimi a przedsiębiorcami hiszpańskimi oraz spotkanie z hiszpańskim ekspertem ds. gospodarki oraz z hiszpańską instytucją otoczenia biznesu o tematyce obejmującej charakterystykę hiszpańskiej gospodarki . Te dwa spotkania odbędą się na terenie targów lub innym reprezentacyjnym miejscu zabezpieczonym przez Wykonawcę. Liczba uczestników spotkań będzie wynosić: 20 przedsiębiorców + 2 przedstawicieli Urzędu Miasta + tłumacz. |
