Dostawa, kastomizacja systemu do wspomagania zarządzania jakością w terminie 8 miesięcy od dnia zawarcia umowy oraz usługa utrzymania i serwisowania oprogramowania w okresie 36 miesięcy po wdrożeniu.
1. Założenia ogólne, jakim powinno odpowiadać zaoferowane przez Wykonawców oprogramowanie.
1.1. Oprogramowanie musi posiadać co najmniej 62 funkcjonalności wskazane poniżej:
1.1.1. Aplikacja sieciowa - dostęp dla użytkownika za pośrednictwem przeglądarki internetowej bez konieczności instalowania oprogramowania klienckiego na terminalach.
1.1.2. Możliwość tworzenia drzewiastych struktur użytkowników (np. struktura organizacyjna, struktura funkcyjna, struktura projektowa itd.).
1.1.3. Możliwość w ramach jednej bazy danych stworzenia kilku niezależnych struktur organizacyjnych ze swoimi administratorami, liderami, użytkownikami oraz danymi.
1.1.4. Możliwość samodzielnego zarządzania strukturą danych, tworzenie kolejnych tabel, pól, rekordów z pozycji przyjaznego interfejsu dla użytkownika systemu.
1.1.5. Implementacja trzech charakterystycznych dla zamawiającego procesów o rożnym stopniu złożoności (proces dyplomowania studentów, proces realizacji audytu wewnętrznego systemu jakości według ISO 9001, proces rozliczania delegacji)
1.1.6. Dokumenty - możliwość definiowania różnych typów dokumentów a wraz z nimi definiowania danych na metryce danego dokumentu opisujących ten dokument (jakie pola będą użyte w danym typie dokumentu - jakie informacje o tym dokumencie będą przechowywane w bazie danych). Ta funkcjonalność ma być dostępna z pozycji użytkownika programu za pomocą przyjaznego interfejsu użytkownika z wykorzystaniem gotowych komponentów (użytkownik nie musi znać zasad programowania formularzy internetowych). Możliwość określenia formatu pól oraz ich wymagalności.
1.1.7. Zatwierdzanie, opiniowanie (dokumentów, zapisów, map procesów) - system powinien zapewniać możliwość opiniowania i zatwierdzania w sposób szeregowy - opiniowanie użytkowników wg ustalonej kolejności.
1.1.8. Zatwierdzanie, opiniowanie (dokumentów, zapisów, map procesów) - system powinien zapewniać możliwość opiniowania i zatwierdzania w sposób równoległy - opiniowanie określonej grupy użytkowników w tym samym czasie.
1.1.9. Zatwierdzanie, opiniowanie (dokumentów, zapisów, map procesów) - system powinien zapewniać możliwość opiniowania i zatwierdzania w sposób kto pierwszy - opiniowanie określonej grupy użytkowników w tym samym czasie, ale wystarczy tylko jedna opinia spośród tej grupy aby dokument, zapis, mapa procesów mogły przejść do kolejnego etapu.
1.1.10. Zatwierdzanie, opiniowanie (dokumentów, zapisów, map procesów) - system musi mieć możliwość łączenia wszystkich sposobów opiniowania między sobą w odniesieniu do danego dokumentu, zapisu, mapy procesów.
1.1.11. Zatwierdzanie, opiniowanie (dokumentów, zapisów, map procesów) - system musi umożliwiać opiniowanie obiektu poprzez wewnątrz systemową składnicę opinii np. forum dyskusyjne na metryce oraz możliwość wyrażania opinii bezpośrednio na treści dokumentu np. poprzez pobranie kopii tego dokumentu i naniesienie w nim zmian lub komentarzy. Po naniesieniu zmian musi być możliwość zwrócenia pobranej kopii.
1.1.12. Zatwierdzanie, opiniowanie (dokumentów, zapisów, map procesów) - możliwość zdefiniowania szablonu opiniowania oraz zatwierdzania go dla poszczególnych typów obiektów (kto, jakim sposobem i w jakiej kolejności oraz do kiedy opiniuje i zatwierdza).
1.1.13. Podczas obiegu dokumentu zainteresowane osoby biorące udział w tym obiegu mają otrzymywać automatycznie wysyłane przez system stosowne powiadomienia o tym fakcie i o fakcie spóźnienia się z daną czynnością w formie informacji wewnątrz systemowej jak i poprzez email.
1.1.14. W momencie realizacji obiegu system ma umożliwiać użytkownikowi o odpowiednich uprawnieniach skierowanie dokumentu do innego przebiegu lub poprosić o opinie innej osoby spoza już ustalonej grupy.
1.1.15. System powinien zapewniać możliwość określenia odbiorców dokumentu (lista dystrybucyjna składająca się z jednostek organizacyjnych, grup użytkowników oraz poszczególnych użytkowników).
1.1.16. Potwierdzenie odbioru - system powinien zapewniać możliwość nadzoru nad dystrybucją dokumentów oraz generować raporty z realizacji dystrybucji tzn. wgląd w to kto i kiedy dany dokument już przejrzał (odnotowanie przez system automatycznie faktu otwarcia pliku dokumentu) oraz że zapoznał się z jego treścią (odnotowanie przez system automatycznie faktu świadomego przyciśnięcia przycisku -zapoznałem się z dokumentem).
1.1.17. Aktualizacja dokumentu - system powinien umożliwić przeniesienia każdego zarejestrowanego dokumentu do statusu: archiwalne. Chodzi o wyraźne oddzielenie dokumentów projektowanych, opiniowanych lub zatwierdzanych, opublikowanych oraz archiwalnych.
1.1.18. System musi zapewnić, że każdy użytkownik systemu widzi tylko dokumenty do których ma nadane uprawnienia poza osobami o wyższym poziomie uprawnień.
1.1.19. Możliwość szukania dokumentów po charakterystycznych atrybutach (kilku jednocześnie) opisujących dany dokument w bazie danych.
1.1.20. System powinien umożliwiać rejestrowanie przesyłek wpływających z zewnątrz przez kancelarię, sekretariaty oraz uprawnionych pracowników.
1.1.21. System powinien umożliwiać wyszukiwanie informacji o wpływach dokumentach, aktualnym miejscu składowania oraz stanie realizacji sprawy.
1.1.22. System powinien umożliwiać obsługę skanerów w urządzeniach wielofunkcyjnych i innych posiadanych przez Zamawiającego.
1.1.23. System powinien umożliwiać definiowanie mechanizmów obsługi przepływu pracy (Workflow).
1.1.24. Możliwość definiowania mierników procesów, połączonych z procesami a w szczególności definiowania takich danych jak: nazwa miernika, okresowość miernika, osobę odpowiedzialną za wypełnianie wartości miernika, cel miernika, wartość graniczna, przedział graniczny, graficzna interpretacja wartości w stosunki do wartości granicznej.
1.1.25. Możliwość odnotowywania kolejnych wartości miernika przez uprawnione osoby. Wartość będzie porównywana do zdefiniowanej wcześniej wartości granicznej lub będzie też możliwość odnotowywania wartości granicznej zmiennej (odpowiadającej danemu okresowi odnotowywania miernika).
1.1.26. Możliwość pokazania w postaci graficznej wartości mierników w określonym przedziale czasowym (musi być możliwość wygenerowania różnych typów wykresów).
1.1.27. Możliwość podglądu poprzez uprawnione osoby listy mierników a w szczególności: nazwy procesu, osoby odpowiedzialnej za dany miernik, ostatniej wartości dla danego miernika, statusu wartości miernika (opóźniony, aktualny), który ma się uzupełniać automatycznie, graficzna interpretacja wartość w stosunki do wartości granicznej.
1.1.28. Obsługa powiadomień o stwierdzonych niezgodnościach lub reklamacji wysyłanych automatycznie do zainteresowanych osób poprzez e-mail i w wewnętrznym komunikatorze wbudowanym w program.
1.1.29. Uprawnione do tego osoby mają mieć możliwość dokonania analizy przyczyn stwierdzonych niezgodności oraz reklamacji i odnotowania wyników tej analizy do metryki danej niezgodności lub reklamacji.
1.1.30. Osoby odpowiedzialne za usunięcie danej niezgodności lub reklamacji mają mieć możliwość zlecenia w programie podjęcia działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych.
1.1.31. Możliwość określenia terminu na zakończenie danego działania z funkcją przypominającą zainteresowanej osobie o fakcie spóźnienia w realizacji danego działania poprzez e-mail.
1.1.32. Możliwość oceny i weryfikacji działań przez wyznaczoną do tego osobę.
1.1.33. Możliwość raportowania podjętych czynności czyli sprawdzenia w jakim statusie ta czynność jest wykonana.
1.1.34. Możliwość podłączania do danej niezgodności lub reklamacji załączników (plików PDF, xlsx, docx , ods, odt, obrazów JPG, PNG).
1.1.35. Możliwość szybkiego wyszukiwania danej metryki niezgodności, reklamacji lub działania przez wbudowane narzędzia wyszukujące.
1.1.36. Rejestracja audytów wewnętrznych - system powinien zapewniać możliwość rejestracji audytów wraz z parametrami: rodzaj, cel, skład audytorski, data audytu, zakres (komórki organizacyjne, procesy, dokumenty, osoby).
1.1.37. Sporządzenie harmonogramu audytów - rocznego z uwzględnieniem klasyfikacji poszczególnych komórek organizacyjnych lub procesów.
1.1.38. Przygotowanie audytu - możliwość uzupełnienia metryki audytu o listę pytań kontrolnych. Lista ta może być definiowana przez audytora lub zaciągana z bazy gdzie poszczególne pytania będą posegregowane na procesy lub dokumenty systemowe.
1.1.39. Prowadzenie audytu - uzupełnienie przez audytorów przydzielonych do danego audytu odpowiedzi na dane pytania audytowe a w szczególności: wskazanie dowodów, określenie wniosków, opisanie ewentualnych niezgodności lub spostrzeżeń.
1.1.40. Możliwość podłączania do metryki audytów załączników (plików PDF, xlsx, docx ,ods,odt, obrazów JPG, PNG) .
1.1.41. Możliwość zatwierdzania raportów z audytów przez wskazane osoby w tym pełnomocnika. Powiadamianie pełnomocnika i innych wskazanych osób może odbywać się mailowo lub w jakimś wewnętrznym komunikatorze wbudowanym w program.
1.1.42. Możliwość uzyskania gotowych zestawień danych takich jak: liczba niezgodności zgłoszonych podczas audytów w określonym okresie z podziałem na poszczególne powody, ilość odbytych przez poszczególnych audytorów audytów i zgłoszonych przez nich niezgodności oraz spostrzeżeń.
1.1.43. System powinien umożliwiać gromadzenie, przechowywanie i dystrybuowanie dokumentacji i informacji wynikających z norm serii ISO 9000.
1.1.44. System powinien umożliwiać prowadzenie repozytorium dokumentacji systemu jakości w formie drzewa publikacji.
1.1.45. System powinien umożliwiać implementację predefiniowanych, dostarczonych przez dostawcę systemu procesów: nadzorowania dokumentów, nadzorowania zapisów, nadzorowania wyrobów niezgodnych, audytów wewnętrznych, działań korygujących, działań zapobiegawczych.
1.1.46. System powinien umożliwiać podział zgłoszeń na te, które są realizowane, zlecone, wymagające oceny skuteczności, wszystkie zgłoszenia oraz możliwość dodawania nowych zgłoszeń jako:
1.1.46.1. Realizowane - to te niezgodności bądź potencjalne niezgodności za których rozwiązanie użytkownik jest odpowiedzialny
1.1.46.2. Zlecone - to spis wszystkich niezgodności, które użytkownik zlecił do realizacji
1.1.46.3. Wymagające oceny skuteczności - w tym miejscu pojawiają się niezgodności, których zakończenie należy zaakceptować, przy czym opcja ta dostępna jest jedynie dla osób, które wchodzą w skład utworzonej przez pełnomocnika grupy przedstawicieli najwyższego kierownictwa, którzy zostali wytypowani do akceptacji danej niezgodności, podczas jej zgłaszania
1.1.46.4. Lista to zbiór wszystkich niezgodności, które są realizowane w aplikacji i do których zalogowany użytkownik ma wgląd ze względu na swoja pozycje w strukturze organizacyjnej
1.1.46.5. Nowe zgłoszenie - przy użyciu tej funkcji zgłaszane są niezgodności i potencjalne niezgodności w aplikacji
1.1.47. Możliwość utworzenia mapy głównej procesów wraz z podprocesami w żądanej liczbie zagnieżdżeń.
1.1.48. Możliwość rysowania wielopoziomowych procesów.
1.1.49. Możliwość utworzenia kilku map procesów niezależnych w jednym narzędziu.
1.1.50. Możliwość prezentacji struktury procesów (drzewa procesów) w formie mapy graficznej.
1.1.51. Definiowanie mapy procesów za pomocą przyjaznego graficznego interfejsu dla użytkownika systemu (narzędzie tworzenia obiektów z predefiniowanych symboli, bibliotek, wykorzystujące technikę drag drop, bez konieczności pisania skryptów (ale z taką możliwością).
1.1.52. Możliwość definiowania informacji związanych z daną mapą procesu na jej metryce takich jak: cele, dane wejściowe, dane wyjściowe, wskaźniki, mierniki, osoby lub funkcje odpowiedzialne. Ważnym jest aby lista tych informacji nie była zamknięta tzn. by można było do danego procesu dodać wiele takich informacji.
1.1.53. Możliwość nadawania uprawnień do danego procesu na poziomie podglądu, opiniowania, zatwierdzania oraz modyfikacji danej mapy procesu.
1.1.54. System musi umożliwiać opiniowanie mapy procesu poprzez wewnątrz systemowe repozytorium opinii np. forum dyskusyjne na metryce mapy procesu .
1.1.55. System powinien zapewniać możliwość zatwierdzania danej mapy procesu w odpowiedniej konfiguracji kolejności tych osób, które w tym biorą udział (zasady opiniowania i zatwierdzania - jak dla innych obiektów w systemie: dokumentów, zapisów).
1.1.56. System musi zapewnić, że każdy użytkownik systemu widzi tylko te mapy procesów do których ma nadane uprawnienia poza osobami o wyższym poziomie uprawnień.
1.1.57. Kreator raportów ma umożliwiać tworzenie zestawień danych dotyczących dokumentów z użyciem charakterystycznych pól w bazie opisujących ten dokument, ma umożliwiać sortowanie tych danych wg wskazanego kryterium (rosnąco oraz malejąco), ma umożliwić wstawianie wielu warunków logicznych ograniczających ilość prezentowanych danych, ma umożliwić tworzenie raportów wykorzystujących funkcje agregujące (sumę, średnią, wartość maksymalną, wartość minimalną).
1.1.58. Możliwość projektowania wyglądu formatki formularza za pomocą gotowych komponentów: dowolnego rozmieszczenia pól oraz przycisków na formatce formularza, definiowania ich wielkości, rodzaju czcionki, kolorów tła i tekstu w danym polu, opisie pola czy przycisku, definiowaniu ilości zakładek danego formularza i ich kolejności, możliwości wstawiania dowolnej grafiki w dowolnym miejscu formatki, możliwości wstawienia tabelki z danymi w dowolnym miejscu formatki.
1.1.59. Możliwość definiowania obiegu elektronicznego formularza poprzez definiowanie etapów przez jakie ten formularz ma przechodzić, definiowanie kolejności tych etapów i możliwości przejścia między nimi. Musi być możliwość definiowania wielu przejść z danego etapu do innych etapów.
1.1.60. Możliwość definiowania uprawnionych użytkowników lub grup użytkowników do poszczególnego etapu realizacji obiegu informacji związanej z formularzem czyli do kogo taki formularz ma być przesyłany (do jednej, kilku czy może wszystkich uprawnionych na tym etapie użytkowników). Możliwość definiowania, kto może mieć dostęp do pól lub przycisków udostępnionych w tym etapie.
1.1.61. Możliwość zdefiniowania widoczności oraz aktywności poszczególnych elementów formularza (pola, przyciski) w zależności od etapów obiegu informacji (dane pole lub przycisk na jednym etapie może być widoczne i aktywne, a na innym już nie).
1.1.62. System powinien umożliwiać szacowanie ryzyka w zarządzaniu bezpieczeństwem informacji.
1.2. Na oferowane oprogramowanie Wykonawca przekaże Zamawiającemu licencję na czas nieokreślony, płatnej w trzech transzach do dnia 31.12.2015r.
1.3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zostanie przekazany Wykonawcom zaproszonym do składania ofert wraz z Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia.
2. Na potwierdzenie, że oferowane oprogramowanie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest złożyć Opis, którego autentyczność zostanie poświadczona przez Wykonawcę na żądanie Zamawiającego.
3. Powyższy Opis zostanie zweryfikowany przez Zamawiającego na etapie składania ofert |
