Przedmiotem zamówienia jest dostawa i serwis 17 szt. cyfrowych urządzeń wielofunkcyjnych z monochromatycznym drukowaniem i kopiowaniem oraz kolorowym skanerem, przeznaczonych do pracy w nowoczesnych środowiskach biurowych. Urządzenia mają posiadać funkcję kopiarki, drukarki sieciowej oraz skanera sieciowego. Warunki realizacji zamówienia określa umowa, której wzór stanowi załącznik do niniejszej specyfikacji.
1. Dostawa urządzeń.
1) ilość urządzeń - 17 szt.,
2) komórki organizacyjne MOPS na terenie Krakowa, wymienione w tabeli poniżej:
Komórka Lokalizacja Zakup
DM Dział Koordynacji Pracy Filii Józefińska 14 1
Sekcja Skarg Józefińska 14 1
Dział Pomocy Bezdomnym Os. Teatralne 24 1
DZ Dział Rodzin Zastępczych Teatralne 24 1
F1 Filia nr 1 ul. Rzeźnicza 2 1
F2 Filia nr 2 Radzikowskiego 37 2
F3 Filia nr 3 Powstańców Wlkp. 3 2
F4 Filia nr 4 Szkolne 34 1
F5 Filia nr 5 Praska 52 2
F6 Filia nr 6 Dietla 64 1
F7 Filia nr 7 Słowackiego 46 1
F9 Filia nr 9 Teatralne 24 2
KIS Klub Integracji Społecznej Górali 19 1
Suma 17
3) minimalne parametry techniczne dostarczanych urządzeń:
a) szybkość działania: min 31 kopii/stron A4/min., minimum 15 kopii/stron A3/min.,
b) czas otrzymania pierwszej strony: max. do 5 sekund,
c) rozdzielczość: skanowanie /drukowanie min. 600 x 600 dpi,
d) pamięć RAM min. 1,5 GB,
e) zoom: co najmniej w zakresie 25-400 %, co 1%,
f) kopiowanie ciągłe: co najmniej 1-999 kopii,
g) rozmiar dokumentów: co najmniej w zakresie od A5 do A3,
h) kasety na papier min 2: A4 na co najmniej 500 kartek oraz A3 na co najmniej 500 kartek,
i) podajnik boczny na co najmniej 100 arkuszy,
j) dupleks,
k) automatyczny odwracający podajnik dokumentów,
l) zdalny panel operacyjny umożliwiający administratorowi zarządzanie, wybieranie i zmianę ustawień oraz wykonywanie poszczególnych zadań (kopiowanie, drukowanie, skanowanie),
m) możliwość rozbudowy o dysk twardy min. 250 GB,
n) gramatura papieru: co najmniej w przedziale: 60-150 g/m² dla wszystkich podajników papieru,
o) czas nagrzewania: do 20 s,
p) przystosowane do pracy przy zasilaniu z polskiej sieci energetycznej,
q) drukowanie i skanowanie sieciowe,
r) skaner kolorowy, możliwość przesłania skanu na adres e-mail lub serwer FTP, formaty skanowanych plików min. PDF i JPG,
s) obsługiwane systemy operacyjne: Windows XP, Vista 7, 8, Server 2003, Server 2008, Server 2012,
t) wbudowana karta sieciowa 10Base-T/100 Base-TX,
u) sieciowe drukowanie z pamięcią min 1,5 GB z możliwością rozbudowy,
v) instrukcja w języku polskim.
4) wszystkie urządzenia mają być fabrycznie nowe, kompletne, gotowe do użytku bez konieczności dokupywania dodatkowych materiałów i wyposażenia, z kompletem oryginalnych materiałów eksploatacyjnych,
5) wszystkie urządzenia zostaną dostarczone z podstawami umożliwiającymi ich obsługiwanie przez osoby dorosłe, w pozycji wyprostowanej, podstawy w kolorze urządzenia,
6) wartość urządzenia nie może przekraczać 600% rocznych kosztów konserwacji przy założeniu 78 tys. kopii w ciągu roku.
7) przekazanie urządzeń nastąpi protokolarnie. Protokół potwierdzający dostawę urządzeń jest wymagany do wypłaty wynagrodzenia za ich dostawę,
2. Serwis urządzeń
1) w zakres czynności serwisowych wchodzi konserwacja, naprawa, wymiana części zużytych lub uszkodzonych (z wyjątkiem uszkodzeń mechanicznych spowodowanych przez użytkownika lub będących wynikiem aktów wandalizmu), wymiana materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru) oraz serwis gwarancyjny - zgodnie z wymogami producenta,
2) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości pracy urządzeń objętych przedmiotem zamówienia i dokonywania ich napraw oraz wymiany materiałów eksploatacyjnych w ciągu 2 dni roboczych od chwili zgłoszenia takiej konieczności przez Zamawiającego,
3) Wykonawca ponosi koszty dojazdu do serwisowanych urządzeń, koszt robocizny oraz koszty wymienianych części,
4) Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów ponad te, które wynikają z przelicznika liczba kopii i ceny za kopię. Wykonawca ma zapewnić sprawność urządzeń, bez przerw z zastrzeżeniem terminu niezbędnego dla dokonania naprawy lub wymiany materiałów,
5) Wykonawca, po dokonaniu naprawy, konserwacji, wymiany materiałów eksploatacyjnych albo zużytych lub uszkodzonych części (z wyjątkiem uszkodzeń mechanicznych spowodowanych przez użytkownika lub będących wynikiem aktów wandalizmu), zobowiązany jest przesłać Zamawiającemu stosowną kartę serwisową, w terminie do 3 dni roboczych od wykonania czynności serwisowych. Wzór karty serwisowej stanowi załącznik nr 2,
6) Wykonawca, w każdym ostatnim dniu roboczym, dokona odczytu liczników urządzeń będących przedmiotem usług serwisowych. Stany liczników mają być potwierdzone przez pracowników komórek organizacyjnych Zamawiającego, w których znajdują się urządzenia. Sporządzony dokument stanowi podstawę do obliczenia wynagrodzenia należnego Wykonawcy,
7) Faktura, wraz z dokumentem potwierdzającym stany liczników, zostanie dostarczona Zamawiającemu do piątego dnia roboczego miesiąca następnego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie. Faktura dotycząca rozliczenia usług w grudniu, zostanie dostarczona do dnia 15 grudnia,
8) Wykonawca w ofercie, oprócz ceny łącznej zobowiązany jest do podania ceny jednostkowej za 1000 stron kopii/ wydruków,
9) Rozliczenie dokonywane będzie wg rzeczywistego przebiegu urządzeń, proporcjonalnie, np. przebieg 10 125 kopii - koszt = c.j./1 tys. szt. x 10,125 tys. szt.,
10) Zamawiający przewiduje, że urządzenia powinny średnio, w ciągu roku, wykonać po ok. 78 tys. kopii/wydruków każde.
4. Wymagania dodatkowe:
1) Zgłoszeń do serwisu mogą dokonywać tylko i wyłącznie przedstawiciele Zamawiającego wskazani w umowie, lub osoby ich zastępujące.
2) Zamawiający dopuszcza stosowanie zarówno części oryginalnych producenta, jak i zamienników. Nie dopuszcza się w żadnym razie stosowania części regenerowanych lub używanych. W przypadku zastosowania części regenerowanej lub używanej Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy z winy Wykonawcy.
3) Zamawiający będzie zlecał wykonywanie usług serwisowych w postaci zleceń częściowych dokonywanych telefonicznie oraz e-mailem. Wykonawca w ofercie ma obowiązek podać nr telefonu oraz adres e-mail, na który będą dokonywane zgłoszenia. W przypadku opóźnienia realizacji usługi serwisowej o więcej niż 1 dzień roboczy, Zamawiający ma prawo zlecić naprawę osobie trzeciej i obciążyć jej kosztami Wykonawcę. Zamawiający ma prawo odliczyć koszty z tym związane od wynagrodzenia należnego wykonawcy za obsługę serwisową.
4) Usługi będą wykonywane w komórkach organizacyjnych Zamawiającego na terenie Krakowa, w godzinach pracy Zamawiającego: pon.- pt. 7:30 - 15:30, w dni robocze.
5) W przypadku braku możliwości naprawy urządzeń w ciągu 4 dni roboczych od daty zgłoszenia przez Zamawiającego, Wykonawca każdorazowo dostarczy urządzenie o parametrach niegorszych, od urządzenia będącego przedmiotem usług serwisowych. Zamiana urządzeń wymaga podpisania protokołu, którego wzór stanowi załącznik nr 3. Wykonawca ponosi koszty transportu urządzeń. Urządzenie ma być dostarczone najpóźniej w piątym dniu roboczym od w/w zgłoszenia.
6) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w związku z realizacją przez niego przedmiotu zamówienia i zobowiązuje się je naprawić w terminie do 7 dni od chwili ich wyrządzenia, w przeciwnym razie Zamawiający zleci usuniecie szkód zastępczo - na koszt Wykonawcy.
7) Serwis urządzeń może być dokonywany wyłącznie przez pracowników Wykonawcy, przeszkolonych przez autoryzowanego przedstawiciela producenta danego rodzaju urządzenia. Lista serwisantów, wraz z dokumentami potwierdzającymi odbycie wymaganego szkolenia, ma być dołączona do oferty.
8) Przedmiot zamówienia dotyczy serwisowania urządzeń w okresie od zawarcia umowy do 31.12.2018 r. lub do czasu wyczerpania wartości umowy.
9) Płatność przelewem w terminie 14 dni od daty przyjęcia faktury przez Zamawiającego z załączonymi dokumentami rozliczeniowymi.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo niewykorzystania wszystkich środków przewidzianych na obsługę serwisową urządzeń oraz wykonywanie mniejszych przebiegów, niż zakłada to wstępnie Zamawiający. Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia |
