| 1. Przedmiotem zamówienia są usługi polegające na wprowadzaniu danych do systemów informatycznych, komputerowego maszynopisania oraz świadczenie pomocniczych usług biurowych przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego. 2. Przedmiot zamówienia został podzielony na 50 części, w ramach dwóch zadań. Zadanie 1: w zakresie egzekucji administracyjnej (EA), które obejmuje części: 1, 2, 3, 5, 11, 12, 14, 16, 17, 20, 22, 23, 25, 26, 27, 34, 35, 45, 48, 49, 50. Zakres usługi w ramach tych części jest jednakowy i obejmuje niżej wymienione czynności: 1) wprowadzanie tytułów wykonawczych do systemu EGAPOLTAX; 2) wprowadzanie informacji o zobowiązanym, informacji o dacie wszczęcia postępowania i zastosowaniu środka egzekucyjnego; 3) rejestracja czynności egzekucyjnych podejmowanych przez sądowe i administracyjne organy egzekucyjne; 4) rejestracja czynności i zdarzeń związanych z dokonanymi zajęciami wierzytelności; 5) obsługa korespondencji wychodzącej w systemach: Biblioteka Akt i kancelaryjnym oraz wykonanie czynności nadawczych: a) przygotowanie pism do wysyłki: kopertowanie, adresowanie kopert i zwrotnych potwierdzeń odbioru; b) rejestrowanie wysyłanych pism w systemach Biblioteka Akt i kancelaryjnym; c) rejestrowanie w Bibliotece Akt potwierdzeń odbioru wpływających do komórki egzekucji administracyjnej; d) podział otrzymanych potwierdzeń odbioru z urzędu pocztowego; e) podłączenie zwrotnych potwierdzeń odbioru do poszczególnych spraw. 6) archiwizacja akt egzekucyjnych: a)segregowanie zlikwidowanych tytułów wykonawczych; b) zakładanie teczek archiwizacyjnych; c) archiwizacja akt egzekucyjnych, w tym klasyfikacja i kwalifikacja akt według rzeczowego wykazu akt; d) sporządzanie wykazu spraw podlegających archiwizacji; e) wykonywanie prac przy porządkowaniu i układaniu akt; f) brakowanie dokumentacji nie archiwalnej; 7) komputerowe maszynopisanie, usługi przetwarzania tekstu i inne dodatkowe usługi biurowe (w tym obsługa programów pakietu Ms Office). Zadanie 2: w zakresie obsługi bieżącej (OB), które obejmuje części; 4, 6, 7, 8, 9, 10, 13, 15, 18, 19, 21, 24, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 46, 47. Zakres usługi w ramach tych części jest jednakowy i obejmuje niżej wymienione czynności: 1) wprowadzanie i ewidencjonowanie w systemie informatycznym POLTAX danych zawartych w zeznaniach o wysokości osiągniętego dochodu, korektach zeznań podatkowych, informacjach, deklaracjach podatkowych oraz innych dokumentach; 2) tworzenie paczek z wpływających do urzędu zeznań, informacji, deklaracji z podziałem na rodzaje formularzy podatkowych; 3) rejestrowanie kopii zeznań w systemie informatycznym Biblioteka Akt w celu aktualizacji danych ewidencyjnych podatników; 4) sporządzanie rejestrów przypisów i odpisów z wprowadzonych dokumentów; 5) archiwizacja dokumentów: a) segregowanie dokumentów; b) zakładanie teczek archiwizacyjnych; c) układanie akt zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt; d) sporządzanie wykazu spraw podlegających archiwizacji; e) wykonywanie prac przy porządkowaniu i układaniu akt; f) brakowanie dokumentacji nie archiwalnej. 6) obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej Urzędu: a) podział korespondencji przychodzącej pod względem rejestracji w obowiązujących systemach: Biblioteka Akt i kancelaryjnym; b) rozpakowywanie korespondencji; c) rejestrowanie korespondencji w systemach: Biblioteka Akt i kancelaryjnym; d) skanowanie dokumentów; e) dystrybucja korespondencji do komórek organizacyjnych Urzędu, w tym tworzenie wydruków z Biblioteki Akt; f) tworzenie książek nadawczych; g) tworzenie zbiorów pism przychodzących do Urzędu; h) wypożyczanie dokumentów ze zbiorów; i) przygotowanie do wysyłki pism, w tym: kopertowanie, adresowanie kopert i zwrotnych potwierdzeń odbioru; j) rejestrowanie wysyłanych pism w systemach: Biblioteka Akt i kancelaryjnym; k) podział otrzymanych potwierdzeń odbioru z urzędu pocztowego; l) rejestrowanie w Bibliotece Akt potwierdzeń odbioru; m) podłączenie zwrotnych potwierdzeń odbioru do poszczególnych spraw. 7) komputerowe maszynopisanie, usługi przetwarzania tekstu i inne dodatkowe usługi biurowe (w tym obsługa programów pakietu Ms Office, Excel). 3. Podana ilość godzin ma charakter orientacyjny, ułatwiający wycenę przedmiotu zamówienia oraz porównanie ofert w ramach poszczególnych części zamówienia. Faktyczna ilość roboczogodzin będzie uzależniona od bieżących potrzeb Zamawiającego. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w przypadku zlecenia przez Zamawiającego mniejszej liczby godzin niż wskazana w załączniku. 4. Usługi będą realizowane w dni robocze, od poniedziałku do piątku, w godzinach urzędowania jednostek Zamawiającego tj. pomiędzy godziną 7:30 a 15:30. W celu prawidłowego wykonania zamówienia Zamawiający nieodpłatnie udostępnia w swoim lokalu odpowiednio wyposażone stanowisko każdej osobie świadczącej usługę. Zamawiający przewiduje możliwość przeszkolenia Wykonawcy w zakresie systemu kancelaryjnego, funkcjonującego w jednostkach Zamawiającego |
