Pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu obejmującej przygotowanie dokumentacji projektowej dla projektu: Dolnośląskie e-Zdrowie etap 2 - Elektroniczna Dokumentacja Medyczna.
Zakres prac Inżyniera Kontraktu będzie podzielony na cztery etapy zarządcze:
1. Analizy wstępne i pełna dokumentacja dla zamówień publicznych. (CZ1)
2. Wsparcie i produkty w okresie kontraktowania. (CZ2)
3. Współpraca z wykonawcami oraz odbiór ich prac. (CZ3)
4. Rozliczenie końcowe projektu. (CZ4)
Wykonawca jest zobowiązany do realizowania zadań na rzecz Zamawiającego oraz wszystkich partnerów konsorcjum w imieniu których Zamawiający występuje. Zarówno usługi jak i dokumenty muszą być realizowane w dwóch perspektywach: ogólnej (dla wszystkich partnerów projektu) jak i szczegółowej czyli odrębnie dla każdego z partnerów.
W szczególności Wykonawca zobowiązany jest do:
1. Świadczenia usług wsparcia.
Usługi wsparcia rozumiane są jest jako codzienne doradztwo na wszystkich etapach i w każdym aspekcie realizacji projektu. Wsparcie to dotyczy zarówno ekspertów merytorycznych, zarządczych jak i prawnych. Wykonawca jest zobowiązany uczestniczyć we wszystkich istotnych wydarzeniach projektowych, przygotowywać dokumenty projektowe i rekomendacje, odpowiadać na wszelkie pytania i wątpliwości Zamawiającego, brać udział w roli członków komisji/biegłych na etapie postępowań przetargowych, przygotowywać i przeprowadzać postępowania przetargowe zlecone przez Zamawiającego zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 113 poz 759 z poź. zm.).
W ramach opracowania dokumentacji projektowej oraz pełnienia funkcji Inżyniera Kontraktu dla Projektu Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowej projektowej, technicznej, organizacyjnej, administracyjno-finansowej i prawnej obsługi projektu wraz z rozliczeniem środków pozyskanych przez Zamawiającego na jego realizację, obejmującej w szczególności:
2. Sporządzenie następujących dokumentów:
a. analiza aktualności SW projektu wraz z rekomendacjami co do ewentualnych zmian (CZ1),
b. strategia realizacji zamówień publicznych w tym w szczególności rekomendacje odnośnie formuły (w tym trybu i terminów) przeprowadzenia postępowań przetargowych wskazanych w SW (CZ1),
c. raport z analizy bezpieczeństwa wraz z rekomendacjami odnośnie wytycznych dla projektowanego systemu (CZ1),
d. inwentaryzacja sprzętu oraz oprogramowania posiadanego przez partnerów projektu wraz z rekomendacjami odnośnie możliwości wykorzystania posiadanych zasobów w docelowym rozwiązaniu (CZ1),
e. wizja rozwoju systemu zbudowanego w ramach e-zdrowie 1 na potrzeby e-zdrowie 2 (CZ1),
f. pełna dokumentacja projektowa do wszystkich postępowań niezbędnych do realizacji projektu, w tym w szczególności: (CZ1)
- architektura systemu,
- szczegółowe specyfikacje wymagań funkcjonalnych oraz pozafunkcjonalnych,
- model utrzymania,
g. wszelkie dokumenty związane z procesem kontraktowania i wyboru generalnego wykonawcy inwestycji, audytora projektu:
- SIWZ,
- wzory umów przetargowych,
- szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla każdego postępowania przetargowego,
- wartość szacunkowa zamówień,
- kryteria wyboru i warunki udziału w postępowaniach,
- inne dokumenty niezbędne do ogłoszenia,
h. strategia promocji projektu (CZ1),
oraz podejmowanie działań niezbędnych do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 113 poz 759 z poź. zm.) i terminowej realizacji zadań projektowych, które obejmują co najmniej:
i. odpowiedzi na pytania Wykonawców w trakcie całego procesu przetargowego (CZ2), odpowiedzi na odwołania i reprezentowanie Zamawiającego w instytucjach odwoławczych, raport z analizy ofert,
j. przeprowadzenie testów i przedstawienie Zamawiającemu raportu z testów (funkcjonalnych, bezpieczeństwa, wydajnościowych, integracyjnych) pośrednich i końcowych (akceptacyjnych) (CZ3),
k. weryfikację dokumentacji dostarczanej przez Wykonawców (CZ3),
l. rekomendacje odnośnie odbioru wszelkich usług i produktów kontraktów wykonawczych przygotowane na podstawie odbiorów dokonywanych u wszystkich partnerów projektu (CZ3),
m. przygotowanie modelu utrzymania produktów projektu (CZ1),
n. wsparcie merytorycznie w zakresie finansowym (weryfikacja faktur, prowadzenie HRF, itd.) w zakresie całego projektu,
o. rozliczanie projektu, w tym sporządzenie wniosków o płatność i rozliczenia końcowego,
Dokumenty muszą zawierać wymagane załączniki od wszystkich partnerów i wykonawców projektu. Wymagane jest opracowanie Raportu z rozliczenia końcowego realizacji projektu wraz z weryfikacją osiągnięcia celów.
p. opinie eksperckie, prawne i finansowe na żądanie Zamawiającego,
q. bieżące wsparcie dla zespołu projektu po stronie Zamawiającego (w tym: zapewnienie możliwości konsultacji z zespołem ekspertów Wykonawcy, na wezwanie Zamawiającego, w ciągu 4 godzin od zgłoszenia zapotrzebowania, licząc godz. od 7.00 do 15.00 w dni robocze),
r. wykonywanie analiz prawnych oraz świadczenie stałego doradztwa prawnego przy prowadzeniu Projektu obejmującego obszary prawa zamówień publicznych, prawa Unii Europejskiej, komunikacji elektronicznej, prawa autorskiego i praw pokrewnych, prawa cywilnego, prawa administracyjnego, prawa budowlanego, ochrony danych osobowych oraz innych obszarów prawnych niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia i Projektu,
s. systematyczne i bieżące monitorowanie przebiegu realizacji i postępów projektu poprzez sprawdzanie rzeczywistego zaawansowania i zgodności realizacji z obowiązującym harmonogramem,
t. obsługę zespołów kontrolujących uprawnionych do kontroli realizacji Projektu na podstawie szczególnych przepisów dotyczących projektów współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-¬2013,
u. nadzór finansowy i prowadzenie rozliczeń środków własnych oraz środków pozyskanych na realizację inwestycji przez Zamawiającego, tj. środków z Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 oraz - ewentualnie innych środków pozyskanych przez Zamawiającego z krajowych bądź zagranicznych funduszy poprzez:
- przygotowanie tabeli elementów rozliczeniowych stanowiącej podstawę rozliczania prac oraz podstawę przejęcia inwestycji na majątek,
- rozliczenie zadania inwestycyjnego w zakresie nadzorowanych robót budowlanych, dostaw i usług po ich zakończeniu, w układzie i terminie uzgodnionym z Zamawiającym,
- wstępne sprawdzanie pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym faktur wykonawców lub dostawców oraz dokumentów załączonych, stanowiących podstawę do zapłacenia przez Zamawiającego faktur,
- rekomendację Zamawiającemu płatności dla Wykonawców,
- przygotowanie harmonogramów realizacji Projektu, raportów i sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych w terminach i zakresie wymaganym przez podmiot (Instytucja Zarządzająca) wskazany w umowie o dofinansowanie jako właściwy dla przekazywania Zamawiającemu środków finansowych przewidywanych na realizację Projektu z Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013,
- przygotowanie wniosków o płatność wymaganych przez Instytucję Zarządzającą,
- skompletowanie dokumentacji i przygotowanie rozliczeń końcowych (rzeczowych i finansowych) wymaganych przez Instytucję Zarządzającą wraz z przekazaniem pełnej dokumentacji Zamawiającemu,
- rekomendowanie sposobu przeprowadzenia komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej związanej z wdrażaniem Projektu m.in. przez pozyskiwanie publicznego poparcia dla Projektu.
3. Przygotowanie i systematyczne prowadzenie dokumentów zarządczych zgodnie z metodyką PRINCE2:2009 lub równoważną.
W tym w szczególności:
a. Dokumentacja Inicjowania Projektu (CZ1)
b. Plan Projektu (CZ1)
c. Szczegółowy harmonogram projektu (CZ1)
d. Plan Etapów (CZ1, CZ2, CZ3, CZ4)
e. Rejestr Ryzyk (CZ1 - inicjalny, CZ2, CZ3, CZ4)
f. Rejestr Jakości (CZ1 - inicjalny, CZ2, CZ3, CZ4)
g. Rejestr Zagadnień (CZ1 - inicjalny, CZ2, CZ3, CZ4)
h. Raporty okresowe:
- Miesięczne - sporządzane do 5 dnia roboczego kolejnego miesiąca
- Kwartalne - sporządzane do 10 dnia roboczego kolejnego kwartału
- Roczne - sporządzane do 15 stycznia kolejnego roku
i. Raporty z ewaluacji projektu - sporządzane do 15 dnia kolejnego kwartału
j. Raporty Końcowe Etapów (CZ1, CZ2, CZ3, CZ4)
k. Raporty Doświadczeń (CZ1, CZ2, CZ3, CZ4)
l. Raport z przeglądu korzyści (CZ1, CZ2, CZ3, CZ4)m. Szablony dokumentów projektowych (CZ1)
Wszystkie powyżej wskazane produkty muszą bazować na szablonach zgodnych z PRINCE2:2009 lub równoważnych i wymagana jest akceptacja Zamawiającego.
4. Prowadzenie w mieście siedziby Zamawiającego biura projektu, do zadań którego należy:
a. koordynacja prac związanych z utworzeniem struktury organizacyjnej Projektu,
b. utrzymanie komunikacji w projekcie,
c. bieżąca koordynacja działań wszystkich uczestników Projektu,
d. organizacja i dokumentowanie posiedzeń,
e. prowadzenie dokumentacji zarządczej projektu, zgodnie z zatwierdzoną Dokumentacją Inicjującą Projekt i zasadami metodyki PRINCE2:2009 lub równoważną.
5. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia oraz utrzymania repozytorium projektowego dostępnego dla uczestników projektu. Wykonawca odpowiada za administrację i prowadzenie repozytorium projektowego. Wykonawca przeprowadzi instruktaże stanowiskowe dla przedstawicieli Zamawiającego.
6. Wykonawca jest obowiązany do przestrzegania, nadzorowania i określania terminów realizacji wszystkich obowiązków wskazanych w niniejszej SIWZ jak
i koniecznych do wykonania obowiązków nałożonych niniejszą SIWZ. W tym zakresie Wykonawca ponosi odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy o udzielenie zamówienia.
Wszelkie prace Wykonawcy muszą być realizowane przez odpowiedni do zakresu realizowanych zadań i zaakceptowany przez zespół Zamawiającego. Dotyczy to zarówno spotkań projektowych jaki i autorów dokumentów. |
