1. Przedmiotem zamówienia jest: usługa- dostęp on-line do aplikacji wspierającej pracę Intendentek w zakresie prawidłowego żywienia dzieci oraz zarządzaniem dostawami i wydawaniem żywności na rok 2018 (17 dostępów, w tym : 15 dla intendentek, 1 dla informatyka, 1 dla dietetyka).
2. Aplikacja musi zezwolić na jednoczesny dostęp dla wszystkich 17 użytkowników.
3. Zakres realizacji przedmiotu zamówienia obejmuje dostarczenie dla Zamawiającego kont dostępu on-line dla grupy 17 użytkowników do aplikacji określonej w pkt 1. (Zamawiający dopuszcza dostarczenie danych dostępowych w formie elektronicznej, np. mail)
4. Wykonawca zapewni dostęp on-line do aplikacji w min. każdy dzień roboczy oraz sobotę (poniedziałek-sobota z wyłączeniem świąt państwowych) od godziny 05.00 do godziny 23.00 przez cały okres trwania umowy na dostęp to jest do 31.12.2018 roku.
5. Dostęp on-line do aplikacji udostępnionej przez Wykonawcę musi pozwolić na pracę na dowolnych stacjach roboczych z zainstalowanym system operacyjnym Windows (7, 10) podłączonych do sieci Internet, np. za pomocą przeglądarki internetowej.
6. Termin dostawy kont dostępu on-line określonych w pkt 1, a także szkolenia z nowych funkcjonalności, ustala się nie później niż do 15.12.2017 r
7. Wykonawca musi zapewnić odpowiednią infrastrukturę, funkcjonowanie, utrzymanie i opiekę serwisową udostępnionej aplikacji on-line oraz zapewni przechowywanie tworzonych kopii baz danych przez cały okres trwania umowy to jest do 31.12.2018 rok, a po jej wygaśnięciu w stosunku do danych archiwalnych musi zagwarantować dostęp przez kolejnych 5 lat.
8. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia ( wytyczne do aplikacji) zawiera:
I. Zarządzanie magazynem żywności – funkcjonalność aplikacji.
1. Zakładanie i prowadzenie kartotek produktów, tj. formatek i pól w bazie danych pozwalających na edytowanie i zapamiętywanie podstawowych cech produktu żywieniowego, takich jak:
• nazwa,
• waga netto,
• zawartość w 100g podstawowych składników żywieniowych, zgodnych z wymaganiami Rozporządzenia parlamentu europejskiego i rady (UE) nr 1169/2011 z dnia 25 października 2011 r. w sprawie przekazywania konsumentom informacji na temat żywności, zmiany rozporządzeń Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) tj.
• wartość energetyczna (w kcal, kJ), białka, węglowodany (w tym cukry proste, błonnik), tłuszcze (w tym kwasy tłuszczowe nasycone), sód, sól oraz odpad przy przygotowywaniu produktu,
• Aplikacja musi zawierać możliwie szeroką podstawową bazę danych produktów z wypełnionymi danymi jak wyżej. Powinna umożliwiać łatwe kopiowanie produktów, w przypadku np. konieczności zaewidencjonowania takiego samego produktu ale o innej wielkości opakowania. Aplikacja powinna umożliwiać łatwą edycję skopiowanych produktów w tym:
1)Aplikacja musi zapewnić możliwość identyfikowania alergenów.
2)Ewidencjonowanie przychodów (dostaw) oraz rozchodów (wydań na kuchnię, ewentualnych
strat nadzwyczajnych) i stanów magazynowych poszczególnych produktów.
3)Możliwość sprawdzenia oraz wydruku ogólnego stanu magazynowego z podziałem na
poszczególne produkty na każdy wybrany dzień z przeszłości objęty ewidencją, w raporcie
winny być widoczne produkty i faktury z poszczególnych dostaw.
4)Stany magazynowe winny być wykazane ilościowo i wartościowo.
5)Możliwość wprowadzenia stanu początkowego z inwentaryzacji oraz ewentualnych różnic
inwentaryzacyjnych.
6)Możliwość wydruku tzw. karty ewidencyjnej produktu (karty materiałowej) pozwalającej
prześledzić przychody i rozchody oraz stany magazynowe wybranego produktu-od początku
historii jego ewidencji w bazie danych.
2. Możliwość raportowania rozliczeń umów (asortymentowych) z dostawcami dla celów kontrolnych. Aplikacja powinna generować raporty z wykorzystania umowy na dany asortyment za dowolny okres (na podstawie wprowadzonych wcześniej faktur). Raport ma zawierać:
• wartość faktur w danej umowie ramowej za dany okres
• pozostała wartość do wykorzystania z danej rocznej umowy na dostawę produktów spożywczych oraz procent realizacji rocznej
• ilość każdego produktu spożywczego z danej umowy jaki został wykorzystany w danym okresie czasu
• pozostałą ilość każdego produktu spożywczego z umowy w danym czasie.
3. Możliwość wydruku stanu magazynowego na dany dzień (także na każdy wybrany dzień z przeszłości) według umów (asortymentowych).
4. Aplikacja winna posiadać możliwość generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla stanów magazynowych.
5. Aplikacja musi umożliwiać wyliczenie zamówienia na surowce i składniki produkcyjne na podstawie receptur i ustalonego jadłospisu z uwzględnieniem liczby osób żywionych w danych czasie.
II. Wyliczanie rzeczywistych kosztów żywienia i wspomaganie rozliczeń z jednostką nadrzędną
1.Zamawiający jest jednostką budżetową rozliczającą się w oparciu o ceny brutto i wartości brutto, tj., zawierające podatek VAT.
2.Aplikacja ma umożliwiać prowadzenie ewidencji dostaw pozwalającej na zapisanie
następujących parametrów:
-data dostawy,
-dostawca,
-wskazanie na zakupową fakturę VAT lub nr WZ (możliwość wprowadzania tych danych zarówno w momencie wprowadzania dostawy jak i później, zapewnienie powiązania dokumentów dostawy z odpowiednimi dostawami),
-produkt (jednoznaczna nazwa lub jednoznaczny identyfikator),
-ilość,
-cena,
-wartość; podstawową ceną ewidencyjną powinna być cena brutto (z dokładnością do 2 miejsc po przecinku). Wszelkie powtarzalne parametry dostaw, takie jak nazwa produktu, nazwa dostawcy, identyfikator (numer) faktury, powinny być podawane w sposób słownikowy (pola wyboru z wcześniej zdefiniowanych w aplikacji opcji).
3.Niezależnie od dostaw aplikacja powinna prowadzić:
rejestr faktur zakupowych (dane główne faktury: identyfikator (numer), wartości (sumy) brutto, VAT dla całej faktury, data wystawienia, data dostawy lub zakres dat dostawy/sprzedaży w przypadku faktur zbiorczych) i umożliwiać przydzielanie dostaw do faktur (które dostawy rozliczone zostały którymi fakturami). Po odpowiednim przydzieleniu dostaw do faktur aplikacja powinna wykonywać automatyczną wartościową kontrolę faktur z dostawami i wykazywać ewentualne różnice wymagające poprawy po stronie dostaw lub po stronie faktur (pracownik winien mieć narzędzie do sprawdzenia, aby móc łatwo zauważyć różnice i w konsekwencji móc zapewnić zgodność faktur z dostawami)
4.Ewidencjonowanie rozchodów żywnościowych – wydań z magazynu na kuchnię powinno się odbywać w domyślnej kolejności FIFO (od najstarszej dostawy do najmłodszej), z możliwością wskazania z których dostaw faktycznie wydano produkty na dany posiłek. Aplikacja powinna umożliwiać kontrolę dat minimalnej trwałości/terminów przydatności do spożycia poprzez ich czytelne wskazanie użytkownikowi.
5.Wyliczanie obrotów z jednym dostawcą za dowolny okres ujęty w bazie danych aplikacji.
6.Aplikacja ma umożliwiać wydrukowanie następujących raportów (na bieżąco lub odpowiednio za dowolny dzień lub przedział dni z przeszłości):
-stan magazynu na dany dzień (po dostawach i wydaniach), ilościowo i wartościowo, z podziałem na dostawy z których pochodzą (opisane także powyżej w punkcie 1),
-dzienny raport pokazujący w szczegółach co wydano na każdy posiłek z osobna (jakie produkty, ilości, wartości), podsumowaną wartość każdego posiłku z osobna, wartość każdego posiłku w przeliczeniu na jedną osobę, wartość wszystkich posiłków z danego dnia w przeliczeniu na jedną osobę,
-zbiorcze zestawienie kosztów posiłków i całkowitych kosztów żywienia za wybrany okres (najczęściej za miesiąc), pokazujące sumaryczny koszt każdego posiłku i jego przeciętny koszt na osobę, liczbę osób jedzących poszczególne posiłki w danym dniu, sumaryczny koszt żywienia w danym dniu oraz przeciętny koszt posiłku i wszystkich posiłków na osobę - zgodnie z raportami dziennymi,
-zestawienie przychodów, rozchodów i stanów magazynowych za wybrany okres oraz prowadzonej w nim ewidencji:
7.W przypadku zmiany ważnych parametrów prawnych, takich jak stawki VAT, normy żywienia, dostawca zapewni wprowadzenie odpowiednich zmian w aplikacji w odpowiednim czasie (przed wejściem w życie takich zmian) w ramach wartości zawartej umowy.
8. W przypadku zmiany norm żywienia przez Instytut Żywności, dostawca zapewni wprowadzenie odpowiednich zmian w aplikacji w odpowiednim czasie (przed wejściem w życie takich zmian) w ramach wartości zawartej umowy.
III. Wspomaganie racjonalnego żywienia zgodnie z normami żywieniowymi
1.Możliwość wprowadzenia norm żywieniowych na jedno dziecko w oparciu o płeć, wiek, masę ciała i aktywność fizyczną z możliwością późniejszego modyfikowania ich przez administratora.
2.Możliwość wskazania normy domyślnej spośród powyższych - stosowanej najczęściej w codziennej ewidencji, a także wskazania ilości żywionych dzieci w danym dniu. Możliwość zdefiniowania zadanego stopnia realizacji danej normy oraz tzw. „odpadu talerzowego” czyli przeciętnego odpadu wynikającego z niedojadania posiłków oraz odpadu technologicznego, czyli strat produktu w czasie obróbki wstępnej w kuchni (np. obieranie).
3.Aplikacja obliczy normę dzienną do zastosowania, w oparciu o to, ile osób z zakresu jakiej normy uczestniczy w danym dniu w żywieniu (średnia ważona z różnych norm, gdzie wagami do średniej są ilości osób).
4.Możliwość zaewidencjonowania kilku różnych posiłków dziennie (minimum 4)
5.Możliwość obliczenia, wyświetlenia na ekranie, a w razie potrzeby wydrukowania raportu sprawdzającego dzienne posiłki wg ww. norm żywieniowych za dowolny spośród dni zaewidencjonowanych w bazie danych.
6.Możliwość zaewidencjonowania dziennych norm żywieniowych w grupach produktowych dotyczących racjonalnego żywienia. Normy żywieniowe dzieci muszą uwzględniać aktualne wytyczne Instytutu Żywności i Żywienia zawarte w „Normach Żywienia dla populacji Polskiej”.
7.Możliwość definiowania podstawowych grup produktowych, dodania własnych, możliwość ich edycji oraz zadanego stopnia realizacji tych norm.
8.Wstępnie zdefiniowanie podstawowych grup produktów:
-produkty zbożowe,
-mleko i produkty mleczne,
-jaja,
-mięso, wędliny, ryby,
-masło i śmietana,
-inne tłuszcze,
-ziemniaki,
-warzywa i owoce z witaminą C,
-warzywa i owoce z karotenem,
-inne warzywa i owoce,
-warzywa strączkowe suche,
-cukier i słodycze,
-inne produkty nie pasujące do podziału jak wyżej.
9.Możliwość zdefiniowania przynależności produktu do różnych grup racjonalnego żywienia i możliwość wygenerowania dziennego, tygodniowego i dekadowego raportu sprawdzającego jadłospis wg tych grup produktowych (realizacja w jednostkach wagowych).
10.Możliwość wygenerowania raportu dziennego, tygodniowego i dekadowego sprawdzającego jadłospis wg wartości kalorycznej i odżywczej składników
11.Możliwość automatycznego rozliczania umów z dostawcami, bieżącej kontroli stopnia ich realizacji oraz raportowania umów w określonych przedziałach czasowych.
IV. Liczba dostępów on-line, administracja aplikacją i bazami danych.
1.Ilość jednoczesnych kont dostępowych :
a.15 szt. dla placówek – żłobków.
b.1 szt. kontrolna dla informatyków – administratorów.
c.1 szt. dla dietetyka - administratora, umożliwiająca zarządzanie użytkownikami, podgląd wprowadzonych danych.
2. Dostęp on-line dla administratorów musi umożliwiać dostęp do dowolnych danych każdej z jednostek, w tym:
• podgląd wprowadzonych danych;
• edycje danych;
• archiwizację (utworzenie kopii bazy danych);
• odtworzenie kopii bazy danych (samodzielnie przez administratora lub na żądanie administratora przez administratora aplikacji ze strony Wykonawcy).
3. Dostęp dla administratora - dietetyka powinien umożliwiać generowanie raportów zbiorczych (z podziałem na placówki) zużycia wybranych grup artykułów spożywczych (raport ilościowy i wartościowy) oraz generowanie raportów z wykorzystania umów na dany asortyment za dowolny okres (z podziałem na placówki).
3. Dostęp dla administratora - dietetyka powinna umożliwiać modyfikację danych dot. poszczególnych artykułów spożywczych (modyfikacja wartości odżywczych, wprowadzanie nowych produktów).
4.W kalkulacji oferty powinna być podana, oprócz oferty całościowej także cena zakupu pojedynczego konta dostępowego, zarówno dla normalnego użytkownika (placówki), dietetyka jak i dla administratora lub jeżeli są konta dostępowe mają tą samą cenę to sumaryczną cenę zakupu.
5.Termin ważności- czas trwania usługi dostępu do 31.12.2018 r.
5a. Po wygaśnięciu umowy, Dostawca aplikacji musi zapewnić dostęp do danych archiwalnych przez kolejne 5 lat.
7. Dostawca aplikacji musi zagwarantować wykonywanie codziennej automatycznej kopii bazy danych dla każdej z jednostek. Dodatkowo, aplikacja musi posiadać funkcjonalność wykonywania kopii bezpieczeństwa „na żądanie” z każdego z kont dostępowych (użytkownik, administrator) i zapisywania jej do formatu.csv lub.xls w dowolnej lokalizacji (np. pendrive, stacja robocza, etc.)
V. Uwagi i wymogi dotyczące wdrożenia aplikacji w placówkach (żłobkach)
1) Wdrożenie powinno obejmować ze strony dostawcy:
a) przeszkolenie pracowników (maksymalnie 20 osób) w zakresie użytkowania aplikacji i jego funkcjonalności w tym nowych funkcji.
9.W zaproponowanej cenie dostępu on-line dla grupy 17 użytkowników, Wykonawca musi uwzględnić wszystkie koszty związane z utrzymaniem i funkcjonowaniem aplikacji. Zamawiający nie dopuszcza naliczania dodatkowych opłat za korzystnie/utrzymanie aplikacji np. koszty serwera bazodanowego, koszty hostingu aplikacji, koszty serwisu aplikacji, etc.
|
